大数据时代高校人事档案管理的价值及其优化措施

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热度0票  浏览77次 时间：2021年1月07日 15:09

张观林 / 江苏食品药品职业技术学院

摘 要：随着我国社会经济的不断发展，人事档案管理工作也得到了迅猛的发展，开始融入一些先进的技术。人事档案管理工作主要是收集、管理、整理、利用资料及数据；但是现在随着大数据信息的不断冲击，过去的人事档案管理观念已经不能顺应现在社会的发展。所以，本文以数据环境状态下高校人事档案管理中的问题进行深入研究，并且提出相关的解决方案，从而为我国高校人事档案的管理工作提供有效的帮助。

关键词：大数据；高校；人事档案管理

随着科学技术的不断发展，人们获取信息也更加便捷，并且对相关信息进行分析获得各自所需的数据资料，从而更好的探寻未来的发展。现在我国很多高校都是根据过去传统的方式进行人事档案管理。

一、大数据的概念及管理价值

现在信息技术发展十分迅猛，大数据的地位不容忽视，我们在使用互联网进行活动的时候，往往都会留下自己的相关信息。互联网已经融入到我们生活的各个层面中去，人们的工作和生活也随着网络的融入发生了巨大的变化，大数据的出现改变了人们过去的生活模式。美国学者曾经进行研究，他把大数据划分为利用新型模式收集相关数据信息，并且对其进行整理和选择等。大数据是现在一个新型的观念。它对互联网和信息技术也是一个挑战。使用大数据技术，把世界各个区域融合起来，并且收集各个区域的移动设备、无线发射源等数据信息，使得越来越多的互联网用户开始进行信息沟通。这种大范围、大数量的信息传播模式是对传统信息技术的一种改变，所以技术人员深入的研究了大数据技术，它可以系统的归纳和整理相关数据信息，并且获得有用的数据信息。

二、人事档案管理中存在的不足

（一）档案观念不强，没有针对化管理

我国很多的高校对人事档案管理的观念比较浅薄，其中的主要因素就是因为人们对人事档案管理的重要价值认识不到位。这主要包含三方面的因素 : 首先人事管理的隐密性造成的，主要是组织、人事部门负责管理，规定在较长的时间内是要求保密的，其中的价值性就不容易传递出去。其次由人事档案管理工作的属性所造成的，工作平淡、单调，不容易反映出工作的质量，更是没有什么获奖的机会，于是这种工作也不容易被人们所重视。再次高校人事档案管理工作者大多是兼职，在日常行政工作中的工作任务及压力都比较大，对人事档案管理的精力很难保证。人事档案管理因为高校针对人事档案管理的认识不够深入，所以不能有效的进行管理，档案信息化工作也不容易推进。

（二）人事档案管理业务能力不强

人事档案管理需要具备一定的专业技能，这也是很多高校从事人事档案管理的人员所不具备的，业务能力有待强化。

出现这种状况主要因为以下两方面的因素：第一是我国高等教育的不断普及，高校学生的数目不断增加，但是高校的教职工数量却十分匮乏，所以人事档案管理人员的数量不能跟上学生数量的增长率。第二人事档案管理工作比较枯燥无味，很多年轻工作者对其没有热情，所以人事档案管理工作越来越趋于老龄化，人员流动性较大，这不利于人事档案管理工作有序的进行。

（三）人事档案资料不全面，缺乏准确度

准确、真实是人事档案管理工作的关键，但是现在人事档案材料内容却存在很多不足的地方，内容问题包含以下几个层面：第一，档案数据的载体一般是以纸质档案为主，个人填写的比较多，所以内容的真实性不能百分百的保证，有待核实。第二，因为人事档案管理比较严谨、保密，收集、整理、核查时间长，动态化资料不能及时的进行归档整理，影响使用。第三，目前人事档案中没有个人诚信方面的内容记录，参考的价值还不够全面。

三、以大数据为基础的高校人事档案管理的解决方案（一）构建以大数据人事档案管理为基础的观念

现在，国家在不断推动“双一流”高校的构建工作，各个高校在强化人才素养方面已经提升了一个档次。人才培养，需要加强综合能力，才能保证高校的稳定运行。因此要构建大数据人事管理观念，有效的对人才信息资源进行研究，推动高校各个方面的稳定发展。现在高校之间竞争激烈，为了加强自身的核心能力，就需要树立正确的思想认识，并且以此为基础来树立大数据人事档案管理观念。首先高校领导要加强关注度，应强化人事档案数据构建，并且根据高校的实际状况，制定科学合理的发展目标。其次人事档案管理部门自身的服务观念要明确，提高管理质量，并通过工作成绩来反映人事档案管理的工作价值。同时还要对人事档案管理进行深入研究，调动员工的工作热情，这样可以从真正意义上提高大家对人事档案管理的认识度。

（二）提高员工能力，构建优秀档案管理团队

应根据高校的实际状况，强化人事档案管理人员的整体质量，构建专业化的档案管理团队，并依据团队进行的大数据资源研发。可以从以下几方面入手：首先高校要加强对于档案管理团队的资金投入，继而培养档案管理方面的专业人才。只有认识到档案管理团队的重要性，才能吸引、吸收更多的新鲜力量融入其中，才能更好的调动员工的工作热情和积极性。其次是高校要根据人事档案管理的实际状况，改变过去所使用的纸质模式，使用电子数据库对其进行统计、分析，转变过去的管理形式。还要对现在的计算机设备进行不断的更新。构建健全的人事档案管理软件，保证高校人事档案管理工作的顺利进行。

（三）保证信息的公开性和档案的真实性

把人事档案信息进行适当的公开，不但可以转变过去封闭性的人事档案管理环境，还可以根据人事档案管理工作来加强社会监督，及时纠正、补充档案信息。当然，人事档案管理人员也要保证自身态度的严谨性，对档案信息严格检查，杜绝虚假信息的融入，从而保证档案信息的完整性和真实性。

其中对于个人隐私方面的信息，高校人事档案管理要加强保密措施。开放和保密相互融合，会让人事档案管理更加公平。

大数据不但给我们提供了便捷，也实现了信息资源的共享。

四、结语

在当今的大数据环境中，高校人事档案建设面临着严峻的挑战，只有合理使用大数据技术对人事档案进行管理、分析并充分的利用，才能确保高校师资队伍顺利进入健康、良性的发展轨道。

参考文献：

[1] 卢镔 . 人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策分析[J]. 智库时代 ,2019(43):66+69.

作者简介：张观林，（1963-），女，籍贯：广东揭西。

工作单位：江苏食品药品职业技术学院。学历：本科。研究方向：

档案管理、人事管理。