论项目管理在工作中的应用
论项目管理在工作中的应用
王疆 杨靖
（新疆克拉玛依采油一厂信息档案管理站 新疆 克拉玛依 834000）
摘要：《生产自动化数据管理信息系统》涉及到油田公司及其下属13家采油、气单位的自动化数据及报表应用，本人作为开发方的项目经理，负责项目的整体规划、组织实施和管理控制。项目开发管理过程中，我们科学地运用了信息系统项目整体管理的一般理论知识及其指导方法，有效地保障了项目的顺利实施，很好地满足了各利益相关者的需求和预期期望。本文就以《生产自动化数据管理信息系统》项目为实例，谈谈个人在信息系统开发管理过程中的一些心得。
关键字：沟通 整体管理 项目计划 变更控制
油田生产数据项目繁多，并且该系统涉及的用户单位众多，因此在项目管理上我首先想到的是要做好沟通管理，同时要科学的运用项目整体管理的相关理论知识及其指导方法，做好项目的全局性统领工作，协调项目所需各项资源，顺利完成好系统开发工作。下面分别从沟通管理、项目计划编制、项目计划实施以及项目综合变更控制等方面对项目管理过程加以简要论述。
1、 关于沟通管理
该项目涉及到科技信息处及各采油、气单位等多个业务单位，从需求分析到系统设计、测试都要各方参与、协调配合，由于各方的地理位置十分分散，难以经常或长期集中，因此，各方及时有效的沟通是项目成功的必要条件。为解决好这个问题，我采取了三个办法：
（1）提高大家对沟通作用的认识，特别是各方主要领导人对沟通的必要性和重要性的认识，从而对沟通工作给予必需的人员、经费和时间支持，保证了沟通工作得以按计划进行。
（2）对项目组外部的沟通，坚持从实际出发，采用多种沟通的方式。一方面，把必要的、重要的沟通需要以联席会议、工作计划、总结报告的形式制度化。另一方面，在适用的前提下，采用灵活、经济的沟通方式。
（3）对项目组内部沟通，进行适当的控制，避免形式主义，在保证效果的前提下节省时间，提高工作效率。规定项目组成员在每天工作过程遇到问题，将其记录下来，然后在以邮件方式发送给需要沟通或者询问者。大家每天下班之前收取邮件，对于可以直接回答的问题则直接以邮件方式回复，对于无法直接答复而只能与提出问题者讨论的问题，在第二天上班前进行商议确定。
2、关于项目计划编制
只有站在统领全局、整体规划的高度，对项目进行科学、合理、全面、周详的计划，预先制定一个用来协调所有其他计划、以指导项目实施和控制的文件，才能使项目得以顺利实施并最终取得成功。项目计划记录了计划的假设条件和方案选择，可以为各利益相关者之间的沟通提供了一个参照，并确定了关键管理审查的内容、范围和时间，同时还为进度评测和项目控制提供了一个基线。
3、关于项目计划实施
项目计划实施是指对项目计划中所规定的工作进行管理和实施的过程。项目产品主要都在项目实施阶段产生出来，所以项目的大部分时间和预算都花在这一阶段。在该项目中，我们的软件编程、与各采油、气厂有关技术人员的具体沟通、阶段性调试，直至全套系统软件和技术文件的完成等都发生在这一阶段。为了能够成功地完成项目产品，项目团队进行了大量反复的具体编程、学习、沟通、修改、软硬件安装和调试工作。项目成员在完成代码编写等一些信息技术工作外，更多的还要了解各个采油厂、采气厂工艺流程、自控设备数据传输业务流程等，以及反复与各用户单位、上级信息主管部门、公司领导等进行必要的交流沟通。作为项目经理，在此阶段主要的工作是要按照预先制定的项目计划，利用项目团队组织机构和工作程序，领导项目团队开展各项工作，管理和协调各利益相关者的关系，成功地将项目计划投入实施。
项目计划和项目实施是相互渗透、不可分割的活动。在该项目的实施中，我们对于项目计划编制和实施之间的协调改进工作主要采取谁实施谁计划的原则。虽然项目经理负责整体项目计划，但编制该计划的大量基础信息均来源与各技术组和技术人员。事实证明，按照这一原则，项目计划的编制更加合理、可行，实施起来更加顺利。
4、关于综合变更控制
综合变更控制是指在项目生命周期内对项目变更进行识别、评价和管理的工作，这也是项目经理及其项目团队的一项重要工作。如前所述，该项目数据内容繁杂、涉及业务流程多、实施周期长，所以其中的变更是在所难免的。当有变更要求提出的时候，作为项目经理，我都会召集项目团队相关人员，进行协商讨论和工作安排。按照项目整体管理的指导方法，我们在变更发生时，要求必须输入项目计划、变更申请和绩效报告等重要内容，输出更新后的项目计划、纠正行措施和经验性教训记录等。通过这些做法，使我们的项目变更控制与管理工作规范有序。
该项目顺利成功地实施完毕已经有一年多了。回顾起来而言，应该得益于我们在项目进行的最初期阶段就引入了项目整体管理理念和方法，注重沟通，对项目进行了科学、规范的管理。通过项目整体管理，使项目所有的组成要素在适当的时间充分地、有机地结合在一起，极大地提高了项目的实施效率。
