高校资产档案管理中的问题和对策研究
高校资产档案管理中的问题和对策研究
吴宇莎 湖南第一师范学院
摘要：所谓的高校资产档案是对高校中能反映本校资产来源、使用情况的文字、图标、声像材料等的总称。高校资产档案管理具
有重要意义。本文主要介绍了加强高校资产档案管理的重要意义，目前高校资产档案管理中存在的问题并且针对加强资产档案管理提
出了相应的对策。
关键词：高校资产；档案管理；重要意义；问题；对策
引言
近年来，随着科教兴国战略的实施，全国高校数量在不断增
加，各高校的办学规模在不断扩大，招生数量在不断增加。全国
各地高校几乎都在扩建，增加教学设施，引进先进教师资源来提
高办学、教学质量。在这样的过程中，如果不做好资产档案管理，
很容易造成资产上的过度开支和不必要的浪费。因此，加强高校
资产档案管理是不容忽视的。
一、加强高校资产档案管理的重要意义
（一）资产档案是高校历史发展的重要证据
从高校建设初期，资产管理者就会留下许多关于高校资产的
图文、数据甚至视频材料信息，每一代资产管理者都会留下相应
的档案信息，所以资产档案是高校历史发展的证据，是高校由小
到大、由弱到强的凭证。它反映出来的是国家对教育的关心和重
视，是一代代先辈为教育作出的付出和努力。
（二）资产档案为资产管理者提供依据
历史的资产档案管理一定有科学的地方，也有不合理的地
方， 高校资产管理者可以分析、 总结从初到今先辈们的管理模式，
效仿合理的资产管理模式，改善原先资产管理中的不足，使资产
档案管理走向更合理化、科学化的轨道。
（三）资产档案是维护国家资产安全的重要凭证
国家资产是国家的重要财富，而企业资产又是国家资产重要
的一部分。资产档案管理可以有效高校资产的流向和使用情况，
可以更好地避免国家资产的流失，确保国家资产的安全。我们知
道，国家每年把国家资产的 3%用于教育，尤其是高校中的科研
工作，所以做好高校资产档案管理是很有必要的。
二、高校资产档案管理中存在的问题分析
（一）高校资产界定不完善
很多高校仅把高校内的有形资产定义为高校资产，比如教学
设备、实验设施、房产地产及账户存款等，这样的想法是不合理
的。真正的高校资产应该既包括有形资产也包括无形资产，比如
教师队伍、教学方法、学校管理经验等。只看重有形资产，不重
视无形资产，必定造成无形资产的流失，而这些无形资产对于高
校犹如灵魂般重要。所以，完善高校资产的定义，是加强资产档
案管理的第一步，也是关键的一步。
（二）高校资产档案管理制度不完善
许多高校没有把资产档案管理纳入档案管理中去，缺乏有效
的资产档案管理制度。而且，各部门职能的交错，各种档案管理
的交叉使得资产档案难以落到实处，比如教务档案应当归到教务
处，人力资源档案应该归到人事处，财政的收入与支出档案应该
归到财务处等等。
（三）高校资产档案管理人员素质参差不齐
高校档案除了综合档案和档案馆是专业人员管理外，其他单
项档案管理都是非专业人士， 管理经验要靠自身经验摸索。 而且，
学校档案管理人员聘期短，流动性大，很难留住有档案管理经验
的人，所以就增加了档案管理的难度。资产档案管理师档案管理
的一个分支，必定会受到相同的困境。
（四）高校资产归档责任不落实
资产归档责任难落实，主要表现在以下方面：资产档案管理
人员怕移交档案后自己使用不方便，所以长时间把档案留在自己
手中；有些档案管理者嫌麻烦，该归档的不归档，该走的程序不
走，难免造成许多档案的流失和增加查询档案的难度；有的档案
管理者不善于对档案进行分析和筛选，导致一些不值得归档的资
料一并上交档案管理部分，使档案管理和查询变得繁琐。
（五）效益观念淡薄导致资产利用率低
学校为了满足教学需要和提高教学质量，常常要采购先进的
教学设备和先进仪器。在这些设备、设施的采购、使用、管理等
过程中，采购者、使用者、管理者没有效益和资产控制观念，不
花自家的钱，谁也不心疼，从而造成许多重复购置、闲置、过度
使用等不必要的资产浪费。
三、加强高校资产档案管理的对策分析
（一）建设完善的高校资产档案管理机构
为适应市场经济条件，各高校应该建立专职的资产档案管理
机构，受国家所托管理高校固有资产。高校资产档案管理机构负
责学校资产的调拨、分发、转让和报废等工作，各项工作需专人
负责，落实责任到岗到人，尤其是对于一些大型、精密仪器、建
筑物等资产的管理，必须细化、实化各项工作。
（二）加快高校资产档案管理制度创新
制度创新是加强高校资产管理制度的重点。资产档案管理主
要依据的法律是《档案法》和《高等学校档案管理办法》，严格
落实两法要求，加大两法执行力度，真正做到有法可依、依法而
治。另外，应该严格规范资产档案管理中收集、整理、归档等各
个环节的规章制度使得各个环节的工作人员依据规章办事，落实
工作到实处。
（三）加强高校资产档案管理人员业务培训
提高资产档案管理人员的业务水平是加强高校资产档案管
理的关键措施。在资产档案管理的各个环节，人是主体，只有管
理能力提高了，才会有资产的合理的、有效的利用。通过对管理
人员的业务培训，使他们熟悉有关资产管理的各项法律，掌握基
本理论知识；同时，使他们在具体管理过程中掌握具体的管理措
施和制度，使理论知识和具体管理操作相结合。另外，要培养他
们的效益观念，增强资产控制意识。
（四）实现高校资产档案管理信息化
信息技术已经越来越普遍化，信息化时代的到来给人们的工
作和生活带来无限的便利，同时也改变了传统的工作模式。实现
高校资产档案管理信息化可以加强对资产档案管理工作的监督，
必定能促进各项管理措施的有效实施，同时也会给资产档案管理
者带来方便，可以简化繁琐的工作流程。
结束语
综上所述，高校资产档案管理面临着各种各样的问题，但是
加强其管理有着重要意义，所以，采取各种措施加强高校资产档
案管理是是社会各界相关人士不断奋斗的目标。
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