浅谈数字化背景下的档案信息资源管理
浅谈数字化背景下的档案信息资源管理
李满树 陈蜀燕
（国网新疆电力公司电力科学研究院供电服务中心 830017）
【摘要】当今社会信息技术的飞速发展，为档案信息资源的管
理和传播提供了很大的便利，同时也存在许多的挑战。文章就如何
做好数字化背景下的档案信息资源管理等问题进行了探讨。
【关键词】数字化；档案信息资源；管理
目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和
使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已
成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的
广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经
成为可能。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，
这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转
变，由传统的管理理念向现代管理理念的转变，同时贯穿于管理实
践之中。
一、数字化档案管理的优点
1. 信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用
性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询
和实时浏览等特点。
2. 资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，
实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。
3. 信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技
术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用
电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可
以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更
为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
查询速度快、保存时间长、保真性高；内容全面完整、真正实时在线。
二、数字化档案信息资源管理的主要工作
数字化档案信息资源管理主要包括以下几个方面的工作：一是
现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部
建立具备连接各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽
带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他
信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、
办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部
门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库
转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是
建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息
资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。
三、数字化档案信息资源管理发展中存在的主要问题
1. 信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人
非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和
学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，
这也是影响数字化档案管理快速发展的原因之一。
2. 硬件设施还有待加强。数字化档案管理是一项耗资巨大的工
程，需要投入许多人力物力。目前我们省馆的硬件设备还远远没有
达到国家数字化档案馆标准要求，就是与本省发达地区的市级档案
馆比，也不占有优势。
3. 对档案信息安全不容乐观。在档案逐步数字化的过程中，纸
质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由
于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。
例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造
成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保
证计算机系统、网络的绝对安全。
四、如何做好数字化背景下的档案信息资源管理
1. 要建立健全管理制度体系。从人员的管理到软件、硬件要求
都作了明确的规定。如：人员安全管理制度、文档管理制度、系统
运行环境安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、建立数字档
案信息管理的记录系统等。人员安全管理制度强调安全审查制度、
岗位安全考核制度、安全培训制度；文档管理制度要求对已经存储
的数字档案信息均应进行划控和密级分类，对敏感信息与机密信息
应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁
坏；系统运行环境安全管理制度主要是指机房出入控制、环境条件
保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等；
应用系统运营安全管理制度包括操作安全管理、操作权限管理、操
作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用
系统备份管理、应用软件维护安全管理等。从技术上防止数字档案
信息被人为地修改，增强数字档案信息的可靠性。但在计算机技术
领域中，总是在侵入与反侵入、破解与反破解的斗争中前进，没有
绝对安全的概念。因此，无论技术发展到哪一步，管理制度始终是
一项重要的保障。要求建立数字档案信息管理的记录系统，是因为
数字档案信息形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在
形式，如果没有相关信息可以证实信息的内容没有发生任何变化，
就无法确认它的真实性。因此，应建立和执行严格的保管制度，为
每一份数字档案信息建立必要的记录，记载信息的形成、管理和使
用情况，用这些记录来证实其内容的真实性。
2. 加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档
案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资
源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发
利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与
档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代
管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，
以适应档案信息化的发展。
3. 正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录
入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处
理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体
上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作
用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度
比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号
的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过
计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，
但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性
和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被
察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极
实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对
应的纸质档案。
4. 加大档案现代化管理的投入。1）应投入大量的精力关心和
支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选
拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核
范围。2）各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听
取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导
档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。3）
领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥
优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高。4）
宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上
实现管理内涵和技术手段的创新。
五、结语
由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成
为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建
立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中
心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将
从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充
当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过网络向利
用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不
断的扩展，获得更大的发展空间。
李满树 陈蜀燕
（国网新疆电力公司电力科学研究院供电服务中心 830017）
【摘要】当今社会信息技术的飞速发展，为档案信息资源的管
理和传播提供了很大的便利，同时也存在许多的挑战。文章就如何
做好数字化背景下的档案信息资源管理等问题进行了探讨。
【关键词】数字化；档案信息资源；管理
目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和
使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已
成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的
广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经
成为可能。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，
这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转
变，由传统的管理理念向现代管理理念的转变，同时贯穿于管理实
践之中。
一、数字化档案管理的优点
1. 信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用
性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询
和实时浏览等特点。
2. 资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，
实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。
3. 信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技
术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用
电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可
以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更
为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
查询速度快、保存时间长、保真性高；内容全面完整、真正实时在线。
二、数字化档案信息资源管理的主要工作
数字化档案信息资源管理主要包括以下几个方面的工作：一是
现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部
建立具备连接各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽
带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他
信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、
办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部
门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库
转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是
建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息
资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。
三、数字化档案信息资源管理发展中存在的主要问题
1. 信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人
非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和
学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，
这也是影响数字化档案管理快速发展的原因之一。
2. 硬件设施还有待加强。数字化档案管理是一项耗资巨大的工
程，需要投入许多人力物力。目前我们省馆的硬件设备还远远没有
达到国家数字化档案馆标准要求，就是与本省发达地区的市级档案
馆比，也不占有优势。
3. 对档案信息安全不容乐观。在档案逐步数字化的过程中，纸
质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由
于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。
例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造
成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保
证计算机系统、网络的绝对安全。
四、如何做好数字化背景下的档案信息资源管理
1. 要建立健全管理制度体系。从人员的管理到软件、硬件要求
都作了明确的规定。如：人员安全管理制度、文档管理制度、系统
运行环境安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、建立数字档
案信息管理的记录系统等。人员安全管理制度强调安全审查制度、
岗位安全考核制度、安全培训制度；文档管理制度要求对已经存储
的数字档案信息均应进行划控和密级分类，对敏感信息与机密信息
应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁
坏；系统运行环境安全管理制度主要是指机房出入控制、环境条件
保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等；
应用系统运营安全管理制度包括操作安全管理、操作权限管理、操
作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用
系统备份管理、应用软件维护安全管理等。从技术上防止数字档案
信息被人为地修改，增强数字档案信息的可靠性。但在计算机技术
领域中，总是在侵入与反侵入、破解与反破解的斗争中前进，没有
绝对安全的概念。因此，无论技术发展到哪一步，管理制度始终是
一项重要的保障。要求建立数字档案信息管理的记录系统，是因为
数字档案信息形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在
形式，如果没有相关信息可以证实信息的内容没有发生任何变化，
就无法确认它的真实性。因此，应建立和执行严格的保管制度，为
每一份数字档案信息建立必要的记录，记载信息的形成、管理和使
用情况，用这些记录来证实其内容的真实性。
2. 加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档
案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资
源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发
利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与
档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代
管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，
以适应档案信息化的发展。
3. 正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录
入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处
理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体
上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作
用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度
比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号
的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过
计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，
但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性
和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被
察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极
实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对
应的纸质档案。
4. 加大档案现代化管理的投入。1）应投入大量的精力关心和
支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选
拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核
范围。2）各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听
取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导
档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。3）
领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥
优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高。4）
宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上
实现管理内涵和技术手段的创新。
五、结语
由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成
为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建
立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中
心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将
从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充
当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过网络向利
用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不
断的扩展，获得更大的发展空间。
