档案管理信息系统在院校教学的设计和开发
摘要：在高校管理中，档案管理的
内容极为繁芜，是管理工作的难
点所在，通过档案管理系统的应
用实现档案归档、管理、查询和
调阅的信息化，极大的提高了档
案管理的效率和质量，对高校档
案管理工作帮助甚大。所以，本
文对档案管理信息系统的设计和
开发进行阐述，旨在辅助各高校
尽快建立并完善各自的档案管理
信息系统。
【关键词】档案管理信息系统 院校教学 设计
开发
21 世纪，计算机技术的应用日渐广泛，
借助其强大的数据归纳、处置功能，能够实现
许多繁杂数据的妥善处理，将其应用于院校的
档案管理中，能够极大的提高管理的效率和质
量。随着技术应用的优势逐渐体现，档案管理
信息系统成为各高等院校着力设计和开发的重
要系统，对高校档案管理的发展起到无可取代
的推动作用。
1 院校教学档案的基本内容
教学档案是高校在进行教学活动中形成
的档案资料，包括文字、图表、音频、视频等，
是高校发展的缩影，具有极高的纪念和参考价
值。按照档案的内容分类，院校的教学档案大
致分为以下几类：
1.1 文件、规定等政策性资料
该类别涵盖上级教育主管部门、学校、
学院等下达的各类与教学活动相关的文件、规
定，是对教学活动进行框架搭建、完善，制度
体系理顺和重、难点问题处置的重要资料，应
该将其作为重要的档案内容进行妥善的整理、
归档。
1.2 教学大纲、培养目标等实践性资料
这是对教学的文件、规定的细化和落实，
包括具体的教学培养目标、要求，专业设置和
课程设计等。在此基础上，还应该对专业教学
的教材、老师备课的教案和教学评价等进行整
理，形成归档资料。
1.3 学生名册、成绩等学生资料
学生作为教学活动的对象，其个人资料是
极为重要的，是教学档案的基础构成。概况来
说，包括学生的姓名、籍贯等基本信息，所学
专业级课程学习情况，在校表现和毕业跟踪等。
是院校检验和反思自身教学质量的重要资料。
2 档案管理信息系统的功能需求分析
2.1 海量数据高速处理
档案管理信息系统在院校教学的设计和开发
文/唐权星
在高校管理中，档案管理的
内容极为繁芜，是管理工作的难
点所在，通过档案管理系统的应
用实现档案归档、管理、查询和
调阅的信息化，极大的提高了档
案管理的效率和质量，对高校档
案管理工作帮助甚大。所以，本
文对档案管理信息系统的设计和
开发进行阐述，旨在辅助各高校
尽快建立并完善各自的档案管理
信息系统。
摘
要
毋庸置疑，院校的档案资料数据量是极
为庞大的，且呈现显著的逐年增长态势，对信
息系统的数据处理能力提出极高的要求，设计
的档案管理信息系统必须能够快速存储和处理
海量的教学档案，满足院校对档案管理工作的
需要。
2.2 系统服务器虚拟化
伴随这数据总量的增加，院校的档案存
储所需要的计算机硬件的容量大幅提高，导致
相关费用占据院校财政支出的较大比例，给院
校的发展造成极为不利的影响。鉴于此，应该
借助先进的云技术，通过系统服务器的虚拟化
降低对系统硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平台高效利用
档案管理信息系统的应用初衷在于提高
档案管理和利用的便捷性。所以，应该顺应计
算机终端的多元化发展潮流，构建计算机、手
机等多种载体的档案管理系统平台，实现档案
的高效利用。
2.4 档案管理安全防护
档案管理信息系统是依托网络构建的数
字化档案管理体系，受到档案属性和网络特性
的影响，系统的安全防护成为设计和开发的重
点，应该设置相应的权限和访问限制，对用户
进行分类和管理，以此提高档案管理的安全水
平。
3 院校教学档案管理信息系统的功能架
构
按照各自功能的差异，系统的功能架构
分为三个层次，即平台层、档案管理层和业务
规则模块。
3.1 平台层
所谓平台层是指档案管理信息系统的基
本框架，包括管理系统的用户界面、基本的功
能按钮和系统所能提供的基础服务等。该层次
是教学档案管理信息系统的基础所在，直接关
系到系统的功能性。因此，必须重视该层次的
设计和开发工作。
3.2 档案管理层
档案关联信息系统是面向教师和学生的
系统，理应包涵学生和教师两部分内容，进行
设计时，应该对档案管理层进行分别设计，赋
予不同的权限、功能和职能，确保用户身份与
档案管理需求的相匹配。
3.3 业务规则模块
该模块是对档案管理工作进行梳理和归
类，形成相应的数字档案管理体系，实现档案
管理工作的信息化改进，形成体系齐全、架构
合理的教学档案管理分支。
4 档案管理信息系统的设计与开发思路
4.1 系统设计与开发的软硬件设施
硬件是支持系统设计与开发的基础，应
该根据院校的档案管理的内容、数据量和功能
需求进行谨慎选择，确保功能与需求相适应。
此外，还应该考虑系统未来升级的可能，注意
其拓展性和兼容性。本系统打算采用 B/S 结
构，前段页面采用 jsp 技术开发，后台程序基
于 Servlet+JavaBean 技术及 MySql 数据库，系
统的最终目标是大部分数据显示和操作都能再
浏览器中完成，达到简单易用，权限明确，稳
定，方便维护，扩展性良好的特点。
4.2 档案管理信息系统的设计与开发步骤
4.2.1 数据库的构建
对于院校的档案管理信息系统来说，数
据库是数据存储、管理和调用的核心所在，应
该高度重视，通过妥善的构建策略实现档案资
料的合理存储。在进行设计时，首先对档案数
据库的概念结构进行梳理，构建数据库结构图，
之后进行数据模型的转化，形成精练的逻辑结
构，进而构建数据库。
4.2.2 主界面的设计
主界面是系统面向用户的主要内容，其
设置的合理性和便捷性直接关系到用户的使用
体验。一般来说，档案管理信息系统的主界面
采取菜单式设计，即在界面的左侧和上方设计
对应各功能的菜单，通过鼠标单击即可完成相
应功能菜单的调取，进而按照相应的指令进行
操作完成档案的管理、查询等功能。
4.2.3 用户管理
从用户的账号功能角度分析，用户分为
三类，一是教师、二是学生、三是管理员。进
行设计时，应该确保管理员具备足够的权限，
对系统进行日常的维护，确保系统的正常运行。
与此同时，应该给予教师、学生不同的功能权
限，使其能够有效利用档案管理信息系统。
4.2.4 附属功能的实现
在实际的档案管理工作中，涉及到打印、
复制等多项内容，这是档案利用的主要途径，
系统在进行设计时应该考虑此问题，留设相应
的打印、复制接口，从而实现档案管理信息系
统的打印、复制等附属功能，提高系统利用的
便捷性。
5 结束语
综上，借助档案管理信息系统实现院校
教学资料的有效管理是社会发展的需要，能够
提高档案管理的效率和质量，应得到院校的支
持，实现系统的快速构建和应用完善，发挥信
息化的优势，推动数字化校园建设。
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作者单位
公安海警学院 浙江省宁波市 315800
