高校档案管理 6S 管理模式的构建与设计

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热度0票  浏览74次 时间：2021年1月05日 14:52

鄢滔 / 江西广播电视大学

摘 要：出于 6S 管理在现代工业企业当中获取了可观的成效，从而引来了社会各界的高度重视。在高校教学活动当中，档案管理是以一个见证者及承载者的角色自处，同时也是档案管理系统当中必不可缺的关键部分。本篇文章主要针对 6S 管理思想观念展开详细阐述，深度解析高校档案管理当前现状，并依据现存的问题提出有效改善措施，为高校档案管理中融入 6S 管理模式提供可行性参考价值。

关键词：高校档案；6S 管理；标准

档案其中涵盖着大量的知识与各种信息文献，所谓高校档案指的就是，高校从招生到教学再到科研及管理等一系列活动，自然产生的对学生以及校园、社会具有存储价值的各类文字、图表以及声像等多种模式及载体的历史记载。作为一个高校档案管理工作人员，在展开工作时应尽最大能力去把更为科学合理的管理方式及管理概念融入到这项工作中，促使高等院校档案管理工作更加规范化，进而将档案管理作用做到最大化。

一、高校档案管理工作现状

（一 ) 档案数量繁杂

跟随高校建设与改革的逐渐深入，高校档案数量也随之增加，且种类繁多。对高校档案管理工作来说也是一个严峻的挑战。不但应该对各级各类的党政管理文件进行归纳整合，对高等院校中教育管理文件与教学日志和实施教学活动中所产生的材料、数据，都应细心保存。在目前信息化时代的背景之下，各式各样的电子档案层出不穷，应怎样去科学合理的归纳档案，是档案管理者应重点探究思索的一个问题，另外，校园竞赛活动中的奖杯、奖状以及各类锦旗等过于繁杂，都应将其汇总到档案管理工作当中。

（二）档案管理工作制度不完善

现阶段在大部分高校中都已经对档案管理工作寄予了高度重视，但是依然存有管理制度不完善的情况。例如：各院系的文件管理过于个体化，并未实现统一、标准化的管理规范及准则。档案管理工作现场过于杂乱不堪，为档案查询工作带来了诸多不便。存档位置毫无条理，并不具备借阅与退还的相关制度，致使文件经常不知所踪。档案维护措施匮乏，规范管理工作等众多方面的投入不够，制度建设不完善，促使档案管理工作效率逐渐减弱。

（三）档案管理团队建设欠缺，业务水平不足

当下多数高校档案管理者其自身专业水平存在一定的欠缺，从事档案管理工作的人员多数都是由其它岗位借调过来的，并不具备丰富的专业知识素养，且人员流动较大。出于档案管理工作起其工作周期较长，唯有长时间的从事这项工作，才能够充分掌握档案存储位置、原则以及其中阐述的内容。

工作人员的不稳定促使档案管理工作不具有持续性，出于管理工作的不严谨，导致档案管理工作不能够有效的规范管理。

( 四）基础设施相较欠缺

大部分的高校出于长期投入欠缺，档案管理所需基础设施不够完善，致使档案储存空间过小、环境杂乱、技术水平欠缺且安全风险随处可见等多方面问题接踵而至。上述问题都能是影响档案管理工作有效实施的关键问题，在一定程度上阻碍了档案管理工作的进步与发展。其中出于基础设施的不健全，让档案管理工作呈现出了表面化的现象，不能够为高等院校的未来发展供应有利资源，严重制约了高校档案管理工作质量及水平的提升。

（五）管理方式老旧，档案信息利用率过低

多数档案管理并未运用现代信息技术对可挖掘的信息内容展开有效开发及利用。各个院系中档案管理工作并没有做到良好互动及交流，致使档案管理过于落后，档案信息出现严重偏差。在目前高校当中，计算机网络已获得广泛的运用，但档案管理工作却并未将其进行有效应用，致使多数的档案管理并不能够将自身的作用有效的发挥出来。

二、“6S 管理”在高校档案管理中的可行性分析

1、整理，对相关档案管理人员进行文件归纳整理习惯的培养，增进效率以及节约的专业素养。对文件的存留进行精准划分，丢弃无关紧要的文件避免占用空间。高校行政管理经过整理以及无纸化办公等减少档案所需的材料投入，增进管理效率。2、整顿，明确档案摆放场馆，确定各种档案的存储位置，对于存档应实施定点、定容及定量，精准划分并做好标记。确立统一归档准则，存档位置与档案要一对一表示，表示方式应做到全校统一。各个院系应该创建二级档案记录，归档管理工作应遵循校级归档标准与表示方式。3、清扫，增进管理人员环保意识，定期实施清扫工作，确保各项设施能够正常运作。制定卫生清扫规范制度，提高档案管理部门卫生条件。4、安全，注重档案安全管理，列出各环节工作顺序，解析各项工作风险系数，确保文件档案及信息的安全性。5、素养，培养良好工作习惯，遵守相关规范制度，提升工作人员档案管理水准。在“6S管理”工作当中建立良好团队精精神，提高教职工作人员以及管理阶层的安全责任认知与与安全措施的有效落实。

三、“6S 管理”高校档案实施策略

（一）科学创建“6S 管理”机构框架

完善的组织机构是确保“6S 管理”有效实施并持续发展的关键前提，所以，在实施过程中，务必创建具有相关负责人的组织指挥机构。各环节工作都应该分派专项负责人员。

（二）强化工作人员培训

实行“6S 管理”应先对工作人员展开技术培训，进行有组织、有针对性的教学培训，以此促使档案管理工作人员对相关管理理念、原理、程序、注意事项以及工作内容的掌握程度。

（三）分析档案管理现场状况，发现问题并解决问题相关管理工作人员应对档案管理现场进行勘查解析，寻求档案管理工作中隐藏的问题，并针对相关问题，根据“6S管理”模式提出有效解决方案。

（四）落实“6S”高校档案管理

在高等院校的档案管理工作中实施“6S”活动应重点关注各个环节，及时发觉管理与设计过程中存在的问题，并进行改正。

( 五）持续实行“6S”高校档案管理工作

“6S”高校档案管理主要就是依据预设的要求，有效贯穿到实际工作当中。坚持并完善档案管理工作质量，为校园其它工作供应有利资源与信息平台。

结束语：

综上所述，若想完善高校档案管理工作，就必须逐渐增加投入，将 6S 管理模式与之相融合，运用现代化管理方式与高职业素养管理人才团队去增进工作水平与质量。在高校档案管理当中导入 6S 管理形式不但能够建立起有条有序且安全高效的档案管理的空间，还能够更好的激励管理者对工作的积极性与创造性，进而有效推进高校档案管理走向规范化、现代化、专业化以及制度化。

参考文献：

[1] 白丽 . 谈高校实物档案的管理 [J]. 兰台世界，2016（9）.

[2] 孙少雄，邱杰 . 制造业 6S 精益管理 [M]. 北京 : 机械工业出版社 ,2017.

[3] 吴军梅 . 有关实物档案问题的实践和启示 [J]. 兰台内外，2017（3）.