基于大数据背景下高校办公室信息化建设的思考
〔中国石油大学（华东），山东?青岛?266580〕
摘 要：大数据时代的到来，为各行各业带来了发展的机遇，高校办公室建设和管理也受到信息化的影响。高校办公室是上传下达、沟通协调的重要部门，办公室信息化建设能够有效提高各项办事工作的效率和水平，对高校的长远发展具有深远影响。大数据背景下，物联网、OA 协同办公系统和“两微一端”等现代化技术手段设施陆续进入高校，有效加大了高校管理的科技水平，信息化建设是必然趋势，文章从大数据本身入手，分析高校办公室信息化建设的必要性，探讨高校办公室信息化建设中存在的问题和具体优化措施，为提高高校办公室信息化建设水平提供一些思路。
关键词：大数据；高校办公室；信息化建设
大数据技术的出现，在社会各行各业的生存、发展
中掀起了巨大的风暴，成为各行各业转型、升级的助推力量。高校作为集教学、科研于一体的重要场所，每天都会产生大量、庞杂、高价值的信息数据，传统的高校办公室办公模式无法满足高校管理的要求，大数据技术、计算机设备的应用已经成为必然趋势。大数据技术的应用，为高校办公室资源利用率提高、办公效率提升奠定了基础。目前，高校办公室信息化建设中还存在一些问题，需要高校投入更多的资金、技术、人才，提高对信息化建设的重视，逐步解决存在的问题，最大程度上发挥大数据、信息化的正面作用，提高高校信息化建设水平，提高高校教学管理水平和科研水平。
一、大数据概述
大数据专指互联网中产生、积累的数据，这些网
络数据的来源主要是计算机设备、用户网络操作、用户交互行为，具有数量大、规模多样、传播高效、价值量不一等特点。数量大是指生产、生活中产生数据信息的单次量大、频率高，数据信息总体数量庞大；规模多样是指数据的来源多样且广泛，同一来源的数据具有同一性、规模性；传播高效是指数据信息在互联网、局域网中的高速传播，分析处理好的数据信息能够得到更有效地分享；价值量不一是指海量数据中有的数据单一价值高，有的数据单一价值低，还存在一定的无效信息，需要进行数据的分析和筛选，提高数据的价值水平。大数据的特点，决定了传统的统计分析方法和软件并不能完全满足数据挖掘的需求，大数据价值的挖掘必须采用更高效、更准确的处理技术。
二、大数据背景下高校办公室信息化建设的必要性
（一）符合高校自身发展的客观现实
办公室是高校管理、信息传递、决策执行的枢纽，
无论是高校对外交流，还是高校科研管理、教学管理，都离不开办公室组织和参与。因此，高校进行办公室信息化建设是符合自身发展客观现实需求的。高校办公室信息化建设水平对于高校而言十分重要，必须引起高校管理层的重视。高校要投入相应的人力、物力和财力等支持，不断创新办公室管理模式，真正实现校内外信息资源的信息化整合、分析、传递。
（二）符合高校进行科学决策的需求
随着我国经济的不断发展，人民生活水平不断提
升，党和人民对高等教育的期望和要求越来越高，高校承担历史使命和社会责任越来越大，高校之间的竞争也愈发激烈。高校之间的竞争主要体现科研实力、人才培养质量和服务地方能力等方面，无论哪一个方面的核心竞争力提升都离不开高校内部管理水平的提升。高校办公室不仅承担日常行政管理工作、制度落地工作，还承担着辅助管理层决策工作、协调校内外活动的责任，这就更加突出了高校办公室信息化建设的必要性。
（三）符合高校职能部门转型升级的要求
传统高校运转过程中，办公室是标准的核心职能
部门，工作过程中通常采用被动式服务的态度，跟随高校管理层的决策和要求，因此，高校办公室往往并不能完全发挥出一个职能部门应有的积极作用。随着高校之间的竞争日趋激烈，职能部门作用的发挥在一定程度上影响着高校核心竞争力的提升，因此，高校职能部门的工作思路、工作方式的转型转换是必要的，办公室信息化建设也是必要的。高校办公室具有特殊的职能功能和宽广的工作范围，信息化建设的进一步能够更好的发挥其优势；高校办公室工作人员工作态度和工作思路的转变，能够更好的开阔职能部门的视野，更好地满足大数据背景下对高校的要求。
三、大数据背景下高校办公室信息化建设中存在的
问题
（一）信息化意识不到位的问题
目前，高校管理层在提高核心竞争力的过程中，
已经认识到信息化建设的重要性，重视信息技术的日常应用较多，但对于信息技术的管理、决策作用重视度尚且不足，信息化意识尚需加强。意识不到位的问题不仅表现为没能看到信息化带来的便利，也存在对办公室信息化建设存在怠慢心理，这将导致办公室信息化建设速度缓慢。
（二）办公室工作模式不匹配问题
在信息化建设过程中，信息技术与工作模式的匹
配程度十分重要，是高校办公室信息化建设的基础要素。在实际建设过程中，大多数高校办公室的工作模式都存在固定化与随机化并存的问题，信息技术固化模式与随机化工作模式的匹配程度较低，强硬嫁接的结果往往是摩擦不断。高校办公室正常运转受阻情况下，信息技术的作用得不到应有的发挥，高校核心竞争力更无法有效提升。
（三）办公室信息化基础设施落后问题
以上两段中关于信息化意识、工作模式固定化的
讨论，可以被归结为信息化建设的软件方面问题；计算机、服务器、局域网等信息化基础设施建设问题，则属于办公室信息化建设的硬件方面问题，都是影响高校信息化推进的重要问题。目前，高校办公室信息化基础设施主要有两个问题，其一是服务器、局域网等硬件设施数量、规格、覆盖率不能满足高校办公室工作需求，其二是办公室办公、信息共享等基础制度不健全，新技术、新设备对原技术体系、设备群的融入度有限，新老之间兼容度不足，机关与教学院部之间、学校与师生之间信息无法有效共享，降低了高校办公室信息化建设的水平。
四、大数据背景下高校办公室信息化建设的具体优
化措施
（一）积极组织开展高校办公室工作人员的培训工作培训工作是高校办公室信息化建设中十分重要的
手段，能够有效提高相关人员的信息化意识，加强工作人员对信息化技术应用的敏感性，从人力资源角度为办公室信息化建设水平的提升奠定基础。首先，高校办公室工作人员培训工作要重视对信息化重要性、必要性、实用性的宣传，结合高校办公室实际工作进行宣传。其次，高校办公室工作人员培训工作要重视对业务能力、信息技术、信息化设备使用的培养，积极推动自动化办公、电子化办公、无纸化办公体系的普及，统一办公室工作人员应用的办公系统和办公软件，提高信息、数据的传播效率，提高办公室资源共享效率。最后，高校办公室工作人员培训要具有针对性，不同院校、不同部门、不同专业的办公室对于工作人员的要求有着一定的差异性，这些不同之处需要引起培训团队的重视，针对这些不同之处制定针对性培训、优化方案，进一步提高高校办公室的信息化建设水平。
（二）加强对办公室信息技术的深度运用
信息技术在办公室工作体系中的应用需要进一步
深化，而不是仅仅局限于日常行政工作的简单应用。
以 Office 办公软件中的 Excel 为例，大多数办公室工作人员只是用 Excel 软件来进行信息记录、制表、核对信息，对于 Excel 软件中的“公式”功能应用较少，工作效率和准确性也较低；对于办公室信息技术的深度运用就是指对 Excel 等办公软件中“公式”、统计等功能的实际应用，用信息技术来代替人工劳动，提高运算、分析、处理的工作效率；办公 OA 系统利用率低下，存在系统使用流程与实际办公流程脱钩，应用仍然停留在传统的文字处理、文档传输等初级阶段等情况，无法实现信息的共享、交换，协同办公的深处功能实现不理想。
（三）加强对办公室信息化基础设施的应用
电子信息化办公的基础设施并不仅限于计算机、
局域网、服务器、扫描仪等设施，高校应根据自身实际需求，建立起办公室信息化基础设施体系，实现电子化、无纸化办公的 OA 系统。首先，高校要逐步推行校务的在线建立、提交、审批体系，给予不同等级、不同条线工作人员相应的权限，实现高校办公室的无纸化办公，提高校务审批的流动效率。其次，高校要逐步铺设物联网系统，对科研区、图书馆、实验室等重点区域设置传感、扫描、定位等功能性设施，对进出重点区域的教职人员、学生进行重点管理，危险性较高、保密度较高的区域可以划分相应的权限，对师生关心的物业绿化、餐饮食堂和用电用水等实现智能化、可视化，拒绝不具有权限人员的进入，提高高校科研、教学管理办公效率和管理效益。
五、结语
大数据背景下，高校迎来了新的机遇和挑战，在
此时，提高核心竞争力是高校发展的必然趋势。高校办公室信息化建设属于内部建设和基础建设，对高校科研实力、人才培养实力的提升具有推动作用，必须引起高校管理层的重视，予以相应的支持。
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