探究机关档案数字化建设遇到的问题及对策
（441000 交通物流发展服务中心 湖北 襄阳）
【摘 要】机关单位是从事国家管理、行使国家权力的组织，其工作范畴非常大，因此产生的档案信息往往也比较多，做好档案管理势在必行。在二十一世纪这个信息化技术高度发展的时代，尽快落实机关档案数字化建设就显得格外重要，但是从过去的工作情况来看，机关档案数字化建设遇到的问题比较复杂，比如宏观管理不到位、基础设施薄弱、存在安全隐患、人员素质参差不齐等，都会导致数字化建设无法顺利进行，而采取措施解决这些问题，则是未来工作的重中之重。
【关键词】机关档案；数字化建设；安全隐患
引言
近几年我国的机关档案数字化建设开始受到越来越多的认可和关注，其能够为机关档案资源的有效利用打下坚实的基础，做好机关档案数字化建设是提升机关档案利用率的必然选择。但需要看到的是，机关档案信息数量十分可观，想要进行数字化建设无疑是有一定难度的。
1.机关档案数字化建设遇到的问题
1.1数字化宏观管理不到位
从机关档案数字化建设的实际情况来看，现阶段其存在指导性文件、建设标准发布不及时的问题，同时数字化建设的标准体系也存在诸多漏洞。
1.2数字化建设基础设施薄弱
机关档案数字化建设本身存在一定的复杂性，目前其存在最大的问题在于基础设施比较薄弱，很多机关单位的档案室目前仍沿用过去的单机管理软件，无法与其他系统兼容、也无法实现信息化资源共享。这显然不符合机关档案数字化建设的要求，也不利于机关档案的有效利用。
1.3机关档案数字化建设存在安全隐患
机关单位的档案信息有一部分是具有保密价值的，但是很多机关的档案管理人员都未能考虑到保密等级问题，将非涉密档案和涉密档案进行统一管理，这必然导致一定的安全风险。
1.4机关档案数字化管理人员素质不高
在过去的很长一段时间里，机关单位的档案管理人员都始终抱着“不求有功但求无过”的心态开展工作，在工作中人浮于事、尸位素餐的情况非常常见。另外，部分机关单位的档案管理部门还存在人员编制不足、人员整体年龄过大等问题，单位又不能按时组织档案管理人员进行培训和再教育，致使他们很难顺利地掌握数字化设备的使用方法，在机关档案数字化建设成为了“落后因素”。
2.加强机关档案数字化建设的对策
2.1加强机关档案数字化宏观管理工作
在机关档案数字化建设不断取得新发展的今天，机关单位还需要加强机关档案数字化宏观管理工作，有效地借助网络信息平台，开设机关档案信息网络查询功能，将机关非涉密档案作为群众性服务资料进行开放，提升档案资料的使用价值、使档案管理部门发挥应有的作用。另外，还需要着眼于全局，从长远视角来看，加强统筹规划、为机关档案数字化建设提供整体性的思想指导，机关领导人员要对档案管理部门的实际情况进行分析，并以此为基础建立行之有效的机关档案数字化建设策略及标准，给出切合实际的数字化管理制度，并为机关档案数字化建设提供资金和政策方面的支持，提升机关档案数字化建设的最终质量。
2.2加强机关档案数字化软硬件设施建设
机关档案数字化建设离不开硬件设备和软件系统的共同发展，想要保证数字化建设效果，就必须要加大资金投入力度，购买先进的计算机、扫描仪、打印机等相关设备。
2.3加强机关档案数字化安全体系建设
计算机网络技术是一把双刃剑，在提升了机关档案应用效率和传输速度的同时，也给机关档案数字化建设带来了巨大的安全风险，档案管理人员务必要尽快认识到安全风险的存在，并在数字化建设中，加强机关档案数字化安全体系建设。具体来说，可以提升系统安全权限管理力度，设置安全密钥、划分访问权限等级，来访人员可根据自身权限获取相应的档案信息，从而降低档案资料泄露的可能性。
2.4加强机关档案数字化管理人才队伍建设
机关档案数字化建设归根结底来说是一种以人为中心的工作，因此在开展数字化建设的过程中，必须要加强机关档案数字化管理人才队伍建设。
第一，要尽快打开优秀人才招聘渠道，积极主动地引进拥有计算机应用能力、网络软件系统开发能力的高素质人才，由他们进行软件系统的维护和开发，从而提升机关档案数字化建设安全性。
第二，要对在职的档案管理人员进行有效的培训，从软件系统应用方法、数字化档案信息录入技巧、档案管理工作职业道德等多个方面分别入手，提升档案工作人员的能力水平，为强化机关档案数字化建设做出努力。
3.结语
档案资料指的是在各项社会活动、管理活动中产生的具有保存价值的原始材料，机关档案材料中包含有业务相关信息、预算核算信息、人力资源信息等等，对机关的长远发展有着重要而不可忽视的作用。在信息化时代，过去的档案管理模式已经不再具有合理性和实际价值，只有尽快加强机关档案数字化建设，并对档案资料进行高效的利用，才能从根本上发挥机关档案的保存价值，为机关业务正常进行及长远发展打下坚实的基础。
参考文献：
[1]丛卫燕,袁季红.基层机关档案管理数字化建设研究[J].
办公室业务,2018(14):181+187.
[2]郭萍.新时代加强机关档案工作的思考[J].陕西档案,2018(02):32-33.
[3]刘金湘.机关档案室档案数字化建设的思考[J].档案天地,2017(03):53-55.
[4]穆丹.机关档案数字化工作的几点思考[J].黑龙江档案,2013(03):48.
