浅谈电子档案与纸质档案的异同
浅谈电子档案与纸质档案的异同
刘彬 内蒙古岱海发电有限责任公司总经理工作部
摘要：随着计算机技术和网络技术的发展，档案的形式和管理方式也在发生变化，本文介绍了档案形式的类型，分析了电子档案
和纸质档案在信息安全方面的不同之处。
关键词：电子档案；纸质档案；信息安全
1.引言
传统的档案资料是以纸质为主要载体形式的，但是随着计算机和网络技术的不断发展和进步，档案的载体形式也在不断变
化，现在档案的主要形式包括两大类：第一类是纸质档案，这种档案形式作为我们工作生活中最常
见的一种档案形式在目前的档案管理中仍然占有极其重要的地位。此类档案主要包括有各个部门下发的“红头文件”，也包括
各种信件，甚至包括作业本、学生的考试卷和病历以及银行的存折等。
第二类是电子档案，这种档案形式是随着网络技术以及计算
机技术的发展而出现的一种新型档案形式。电子档案或者电子文件是以“0”和“1”的数字化方式存储在光盘、U 盘、计算机等
数字设备上的一种档案形式。电子档案与其他类型的档案形式相比的一个明显特点是它们可以在虚拟的网络上进行存储和传输，
并且可以通过计算机技术突破时间和地域的限制，实现随时的在线阅读。电子档案的具体文件格式通常包括 MP3 和 DVD 等。目
前，对数字化电子档案的管理是档案管理的主要方面。
2.实现主要的档案形式由纸质档案向电子档案转变
企事业单位的档案管理逐步由纸质方式转变为电子化、数字化管理有许多的优点。
首先，实现档案的电子、数字化管理可以方便企事业单位更好的保存和使用档案。我们通常所说的数字化存储其实就是将档
案以数字化信息的方式存储在磁盘、U 盘、光盘等载体中，采用这样的数字化存储方式最为突出的一个优点就是可以节省档案
所占用的空间，同时还能够方便企事业单位对档案进行保存和管理，可以实现无损的长期保存。与此同时，档案实现数字化、网
络化还可以使得档案的管理人员可以方便的在线对档案进行阅读、整理和下载。
其次，档案实现数字化、电子化的另一个优点就是各个单位
之间和企事业单位内部各个部门之间可以更为方便的进行交流。以前单位的相关部门进行一些合作的时候，相关的技术人员总需
要带上很多的纸质档案以便需要时进行查阅。随着各种计算机技术的发展和成熟，档案的载体形式逐步由纸质档案转变为电子档
案，档案管理人员可以提前将相关的数据资料按一定的分类方法进行归档，构建档案数据库系统。在各部门进行交流时技术人员
只需要使用 U 盘等工具携带该次交流会议需要的资料，或者可以通过网络直接从档案数据库中进行提取。
第三，使用电子档案的形式对企事业档案进行管理可以有效
提高工作效率，并且能够提升档案传递的速度和确保档案信息的安全性。我们通过利用计算机强大的信息收集和处理能力，可以
建立符合各个企事业单位自己的档案信息管理信息系统，可以在数据库中设置不同等级的查询手段，不同类型的人员可以查询到
相应的档案信息，这在一定程度上提高了工作的效率。通过网络，我们可以根据工作的需要随时进行档案信息的查询和获取，这在
传统的纸质档案管理中是绝对不可能实现的。我们可以通过提高档案管理人员的信息安全意识并在数据库设置不同的查询权限
对档案管理人员进行分层、分级管理，可以有效的确保档案信息
的安全性。
3.电子档案与纸质档案的一些不同之处在档案载体形式由纸质档案向电子档案转变的过程中，我们必须理解两者不同的表现形式和两者各自的优缺点。
3.1 载体寿命不同
纸质档案在保存的过程中会收到环境的很大影响，这主要是由于纸质档案在高温、湿度大等条件下可能会发生氧化反应，可
能导致纸质档案发生损坏。但是，如果我们在档案的保护过程中加以注意，尽量避免高温、高湿情况的发生，纸质档案其实可以
保存几百年甚至更长的时间。而电子档案的主要载体磁盘和 U 盘、光盘等，其中磁盘主要
是由聚酯底基组成的，聚酯底基的特性是容易产生静电进而吸引灰尘导致损坏。组成光盘的主要成分是一些容易产生物化反映的
材料，它们非常容易被氧化。所以，与传统的纸质档案相比，其
实电子档案的寿命更短。
3.2 技术寿命不同
纸质档案一旦形成，我们在保存和使用的过程中就不会再对原始材料进行修改，档案资料的文字和纸张载体是一个有机的整
体。它的寿命与环境的因素关系更为密切。但是电子档案不同，它的寿命不仅与环境等因素有关，还和计算机技术和网络技术的
技术方面的改革有关。我们都知道电子档案本身就是以数字化的方式存储在计算机中的一些信息，必须通过计算机或网络等实现
传递、保存和读取。这就为我们提出一个新的问题，如果计算机的一些技术进行了革新，以前的旧的版本的资料可能就会出现无
法读取的情况。通过查阅一些参考文献，我们发现目前信息专家已经提出了使用国际标准化的组织形式进行不同软件数据进行
转换，以确保电子档案长期可以被读取。
3.3 档案信息的安全保护不同
纸质档案信息的保护工作与其载体的保护工作是一个整体，纸质档案信息与载体两者是一个整体，保护好纸质材料，在纸质
材料上的档案信息也就安全了。电子档案与纸质档案不同，它的信息和载体可以是分离的，
电子档案信息的读取可以通过计算机，也可以通过手机、MP4 等其他设备，所以与保护纸质档案信息相比，保护电子档案信息难
度更大。
电子档案信息是涉及到的安全保护问题主要包括计算机硬件方面、计算机软件方面、计算机病毒以及一些人为的误操作引
起的问题等。虽然计算机的各个硬件部分都采用了一定的保护措施，但是
由于种种原因总是会出现一些不可预见的问题导致计算机的磁道出现故障，进而导致电子档案信息无法显示或丢失。而我们在使用相关计算机软件对档案信息进行存储、传递和处理的过程中也会发生一些安全问题。与计算机硬件出现的安全问题相比，计
算机软件发生故障、出现问题的机率更小，危害较低。计算机病毒对于电子档案的危害是目前最为突出的信息安
全问题。我们的档案管理人员即使在计算机上安装瑞星、360 等多种杀毒软件，也不可能消除计算机病毒对电子档案的影响。
最后一个问题就是档案管理人员人为的一些误操作对信息的危害。例如，我们在整理一些电子档案时总会出现误删除某条
有用信息的情况。这些问题可以通过两种方式进行规范，首先我
们可以在电子档案数据库系统中设置相关属性，使得我们能够将已删除的信息记录暂时保存在某个文件夹中以便反悔时进行还原；其次，我们也可以通过对档案管理人员进行培训提高他们的
工作能力和好的服务意识，尽量降低误操作的出现次数。
参考文献：
[1]贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].佳木斯教育学院学报，2010（6）.
[2]滕俊辉.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].神州，2013（29）.
