创新办公室管理工作提升企业效益
（广西建工集团第二安装建设有限公司，广西 柳州 545006）
摘 要：信息化时代对办公室档案管理的要求越来越高。不仅要充分保障办公室档案管理工作的准确性与便利性，还要为各单位的稳定发展提供正确的引导和推动。为此，信息时代对办公室档案管理工作进行科学的变革与创新，不仅能保障办公室档案管理工作符合时代发展的趋势，还能推动办公室档案管理事业的稳定发展。鉴于此，本文对创新办公室管理工作提升企业效益进行分析，以供参考。
关键词：创新；办公室；管理；提升；效益
引言
在科学技术高速发展的现今，企业应该重视办公室管理工作的创新，利用科学有效的信息化手段合理安排办公室工作。作为办公室工作人员，也应在工作中把握新时期办公室工作的需求，多思考，多分析，手脑并用，使办公室工作在创新中得到新提升。
一、办公室管理工作的重要意义
在社会发展和变革中，新时期新形势下，企业的发展要求办公室工作要不断创新。对此，办公室工作人员应清楚意识到，在新的形势下，企业对办公室的期望相对较高，同时办公室所面临的挑战也日渐加剧。对比我们目前所做的办公室工作，是否和新环境新形势要求下的办公室管理工作有差距？我们又该怎样开展创新管理来提升自身和企业的工作效率？对此，办公室管理工作者必须理清思路，提高服务保障意识，适应新时代新变化，不断深化管理创新，在新时期新形势下创新办公室管理工作，以顺应时代变化和企业发展需要。
二、办公室管理工作常出现的问题
（一）管理理念陈旧，未做好沟通协调
办公室工作人员不仅应具备严格执行任务、有效落实工作的能力，同时也要具备管理者或者组织者应具备的特性和本领。现今不少企业仍存在管理理念过于落后的现象，领导对于工作经常亲力亲为，但对于带领团队，在工作、团队齐抓共管方面能力不足，管理理念仍停留在简单的发号施令阶段，强制监督，盲目控制，不会与员工进行有效沟通，缺乏协调和引导能力，这样的管理方式只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地，失去工作主动性。
（二）管理人员综合素质不高
当今仍有许多企业认为办公室工作无足轻重，思想意识里没有给予足够重视，在企业用人招聘过程中，忽略办公室工作人员的综合素质，往往招进公司的人良莠不齐。再有公司不重视对办公室工作人员的综合素质进行训练和培养，使员工只会机械地按照领导安排完成日常工作任务，缺少主动寻找问题和分析问题的能力，也无法在重大决策时给予领导提供建设性意见或者建议，只是一个单纯的服务者。
三、如何进行办公室管理工作的创新
（一）优化办公室规章制度及工作流程
为更好开展办公室工作，企业办公室不仅应强化日常工作的执行与落实，也需要开拓新思路、新举措，把握好办公室管理工作的规律，严格办公室各项规章制度，并运用信息化的手段来优化完善办公室管理流程，做到规范办公，专业办公。例如在日常办公室接待、打印复印、电话接听、文件收发等工作处理上，办公室可以将此类琐碎工作用制度形成统一框架和规范流程，以便办公室人员能在最短的时间内迅速投入工作中，并顺利有效及时地完成工作，同时也可以利用信息化的手段，帮助办公室工作人员节省工作时间，提高工作效率。
（二）善于组织、协调和沟通
办公室工作人员应当及时完成上级领导分配的工作任务，同时要及时对领导给其他部门安排的工作任务进行上传下达，在工作中做好通知和分配，善于沟通和协调，不仅要与同部门之间进行有效沟通，也要善于与其他各岗位人员进行沟通交流，留意企业各方面消息，并收集整理有效信息，将重要的有价值的信息进行统一整理，及时反馈给领导，主动协调和解决在工作中遇到的力所能及的难题，如一己之力无法解决，应及时告知领导进行协调，做好上下级之间的桥梁和纽带，及时有效地落实工作，并向领导反馈工作完成情况。
（三）提高办公室管理人员的综合素质
首先要提高办公室管理人员的管理意识，帮助他们了解办公室管理工作对于企业运营的重要作用，调动工作人员的工作积极性，提高他们的工作热情，从思想上改变工作观念淡薄、懈怠的状况。在提高办公室管理人员综合素质方面可以聘用一些具有专业管理技能的工作人员，增强办公室管理队伍的力量，缓解工作人员面临的巨大工作压力。可以考虑引进一些年轻的员工，他们虽然缺乏工作经验，但是具有较高的工作和学习的热情，能够为在一定程度上调动部门工作的整体积极性。新入职的工作人员必须进行相应的工作技能培训，通过培训后才能够负责具体的工作。
（四）建立全面、灵活的考核机制
针对电力企业办公室工作的复杂性，企业要尽可能地建立一套完善的考核机制，能够实现对管理人员工作的全面评价。由于办公室工作过于复杂，考核机制很难做到面面俱到，在调整和完善现有的考核时要增强考核机制的灵活性，企业在新时代的发展需求相适应。评价指标要包含工作成绩、人际关系、工作态度、项目成就、工作作风等多个方面，采用工作人员自我评价、同级工作人员相互评价和上级评价等多种评价方式，保证考核机制的客观、公正。要建立客观公正的绩效考核体制，对于工作成绩突出的个人或者是单位进行及时的表扬和奖励，激发大家工作的积极性。
（五）应用办公室自动化系统当前，科学技术日新月异，互联网不断发展，企业要想提高办公室精细化管理质量，应当应用办公室自动化管理系统。此外，办公室精细化管理的主要目标是明确工作责任，通过规范化管理，将成本控制在一定范围内，以此实现企业经济效益。根据企业实际发展情况，在对办公室职能分配的过程中应根据不同特点，赋予办公室在企业中的枢纽角色。
除此之外，将信息技术应用到办公室管理中，能够使各种信息及时传递，并且可将繁琐的管理工作难度降低，为办公室管理质量的提升奠定良好的基础。
（六）完善企业文化
企业文化是企业发展过程中较为重要的部分，能够提高工作人员的积极性，并增强其归属感，因此进行办公室管理工作时应该融入文化建设，从而提高工作人员的归属感与凝聚力。在日常工作中，应开展相关文化活动，宣传办公室管理精神，同时为管理人员营造一个良好的工作氛围。除此之外，关注管理人员自身思想活动，并通过会议、年会的方式对管理价值观念进行充分解读和宣传，工作人员在总结的过程中，能够对自身行为进行约束，可使办公室管理质量得到提升。
（七）规范文件存档，定期整理档案
档案来源于文件，文件是档案的归宿。企业的档案管理是办公室工作中的重要组成部分，存档有价值的文件，将对后续工作起到参考作用，因此将有利用价值的文件进行及时有效的存档毋庸置疑。办公室工作人员应当规范档案管理流程，将企业全部档案进行分部门、分类别整理，并注意按照年份和日期编写序列号，保存纸质档案，并制作电子文档目录表以方便查阅，定期对前一段固定时长内的档案进行整理，将无用的档案进行清理，将此前未进行规范入档的文件重新进行编号归档，这样则保证了档案工作的规范性。
结束语
我国企业在发展的过程中，办公室管理扮演着较为重要的角色，在精细化管理模式下能够全面提升办公室管理质量，并且在此基础上降低管理成本，促使办公室管理达到预期目标。但是，企业在精细化管理背景下，办公室管理质量存在一些问题，不利于企业未来的良好发展，需要采取有效措施提升办公室管理的质量。
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