网络时代的档案管理探究
网络时代的档案管理探究
杨静 廉俊芳 内蒙古京隆发电有限责任公司总经理工作部
摘要：本文首先对网络时代的具体涵义进行了阐述，随后分析了网络时代这样大的环境对档案管理工作可能产生的影响，最后针
对网络时代的大背景，讨论了如何科学、有效地进行档案管理工作。
关键词：网络时代；档案管理；档案信息
1.网络时代的涵义
网络是指由点和线条构成的，表示多种对象以及它们的相互联系。用数学的方式定义的话，网络是一种图。在计算机领域，网络指的是一种虚拟平台。我们讨论的网络时代是指的第二种涵
义。
计算机和网络技术的不断发展和应用，使得人们的生活和学习方式正在发生着巨大的变化。比如，我们以前买东西必须上街
到具体的实体店铺才能完成，现在通过网络技术，我们可以坐在家里的电脑进入淘宝、京东等网上店铺就可以买到自己喜欢的衣
服或家电。在教育和医疗等领域，计算机和网络的作用也越来越
大，我们可以通过网络和计算机实现远程教育，我们也可以通过网络和计算机实现异地就医及医药费用的报销。
网络已经对我们的生活和工作、学习起到越来越重要的作用，我们的各个部门、各个领域已经越来越离不开网络和计算机，
这其实就是标志着我们正式进入了网络时代。网络时代的一个重要特点就是它的虚拟性，我们现在的许多交流方式都是通过网络
这种虚拟的方式进行的，它是一种间接的交流方式，与我们传统的面对面交流是截然不同的。
2.网络时代对档案管理工作的影响
2.1 对档案管理人员的能力提出新的要求
我们知道以前传统的档案管理主要是指管理人员对纸质的档案资料进行收集、整理、归档、保存。但是，随着计算机技术
和网络技术的发展及它们在档案管理工作中的深入应用，档案管理工作发生了很大的变化，相应的对档案管理人员的要求也有所
提高。档案管理人员除了要进行以前的常规档案管理，还必须对与档案管理相关的计算机技术进行学习，能够使用数字化档案管
理信息系统进行档案的接收、保存、选择、删除和传输等操作，能够从档案信息中提炼有用信息，能够不断更新档案管理系统。
当然，在选择和更新信息时，档案管理人员还应该能够从海量的网络档案信息中选择自己部门真正需要添加和更新的信息。
2.2 改变了档案信息的形式
随着计算机和网络技术的发展，档案信息的主要形式也在发生巨大的变化，传统的档案载体形式是以纸质档案为主的，现在
是以数字化的电子档案信息为主要的档案信息形式。档案形式的转变势必会对档案的管理工作提出新的要求，如何可以处理好纸质档案信息与电子档案信息的安全问题是档案管理中的主要问
题。
2.3 改变了企事业单位使用档案的方式
传统的档案使用方式主要是通过档案管理人员从档案总目录中手工来进行查找和利用的。如果需要的档案信息所属目录不
是我们常用的目录，我们在查找和利用是可能会费时费力，效率
极低。
随着网络时代的到来，它为档案的查找、传送、保存和其他处理提供更为方便、更为有效的选择。企事业单位的各个部门可
以将各自的档案信息保存在数字化的档案信息系统的子数据库中，如其他部门需要非本部门档案信息的话，在单位内部可以实现各个部门档案信息的共享，人们在查找、传送档案信息时会非
常方便、便捷。
3.网络时代背景下如何进行档案管理工作
3.1 构建数字化的档案信息管理系统
首先，我们通过纸质档案等原始资源来建立数据源，然后在各个部门都选择合适的人员进行培训，使其学习操作档案信息管
理系统的方法，并且可以处理一些常出现的问题，最后将档案信息输入数据库，保存数据，同时将原始资源也进行好的保护。最
后，档案管理人员通过培训或自学，通过网络时代为我们提供的各种信息技术手段进行档案资源的开发、传输、保存和使用。
3.2 进一步提高网络时代下的档案管理人员的素质
无论是传统的纸质档案还是网络时代下的数字化档案信息，都是需要管理人员进行科学有效的管理的。网络时代下的档案信
息的主要载体是计算机，所以网络时代的档案管理人员必须具有良好的计算机使用能力；同时，由于网络时代我们所面对的是非
常复杂的海量的信息，所以我们的档案管理人员还应该拥有较强的分辨能力和其他各种能力。总之，网络时代的档案管理人员应
该是具有多元知识体系的综合性人才。首先，各个企事业单位的档案信息中总会涉及文化、教育、
经济甚至军事等方面的信息，我们的档案管理人员可以通过自学
提高的方式，使自己具有有多元的知识结构，这样才能够对各个
类型的档案信息进行较为合理的归档和保存。这直接影响档案管
理的科学性。
其次，各企事业单位的档案部门可以通过引进档案专业或相关专业的硕士毕业生等方式来提高档案管理人员的整体素质。当
然，各部门还可以从内部选择档案管理经验丰富、专业素质高、精通档案学理论的工作人员进行计算机等培训来完善其知识体
系，从而使其能够胜任网络时代下的档案管理工作，更为合理和科学的管理档案。
3.3 保证档案信息的安全性
随着各个部门使用数字化的档案信息管理系统，如何保证电子档案的信息安全成为了档案管理新的问题。我们可以使用下面
几种手段或方法进行档案信息的安全保护。首先，目前档案管理人员的信息安全意识相对比较淡薄，计
算机能力不强，有些档案管理人员甚至不会开机和关机这些最为基本的计算机操作。网络时代背景下的档案管理人员应该树立牢
固的安全意识，对于档案信息各个处理都应该认真、规范。其次，各个单位的档案信息系统都应该实行内外网分离的制
度。承载重要档案信息的服务器等绝对不能接入互联网和其他公共网络。
第三，档案信息管理系统在选择的时候就应该选择质量好、
信誉度高的产品，同时还应该选择好的防火墙。最后，在配置网络环境时将内网划分为几个不同安全等级的子网，在内部实现一个网段与其他网段的物理隔离，防止安全问题相互传播。我们可以综合使用档案加密、身份认证等技术保护
数据信息的安全性。当然，在网络时代这样大的背景下，数据信息的绝对安全是
不可能的，我们可以做的是最大程度的降低安全问题出现的次
数，最大限度的降低档案信息的安全风险。
参考文献：
[1]王建祥.网络环境下档案信息安全面临的威胁与对策研究[J].洛阳理工学院学报（社会科学版），2010（4）.
[2]洪诗锋.网络环境下的档案探究[J].才智，2013（9）.
