Word软件的几个使用技巧
Word软件是我们在日常办公和教育教学中最常用的office办公软件之一,在使用过程中,经常遇到各种问题,有些小问题不大,但是如果解决不了的话,使用起来会很不方便,笔者将自己遇到的一些问题加以总结,希望能对使用者有所帮助。
一、去除文档中的“↓”标记。
因为工作关系,我们经常需要从网上下载一些资料,当这些资料保存在WORD文档中后,有时在段落后会有“↓”的标记,这些标记是一种人工换行符,也叫手动换行符,类似于回车键的换行符,这往往会影响到以后排版的效果,要是一个一个的删除的话太过繁琐,那么怎样才能很快地消除它,通过实践我总结了两种方法:第一种方法就是在打开word粘贴时,可以选择:编辑-选择式粘贴-无格式文本。
但是这种方法只能粘贴无格式的文本,如果资料中包含表格或图片就无法保存,那么对已经保存到WORD当中内容怎样删除这些标记呢?可以采取以下步骤来实现:
(1)首先选中要查找替换的文本内容。
(2)执行“编辑”——替换——单击“特殊字符”按钮——打开“特殊字符”列表。
(3)从“特殊字符”列表中选择“人工换行符”,在查找内容中会出现“^l”标志。
(4)在替换内容框中单击鼠标后,什么内容也不输入,单击——全部替换,即可删除“↓”标记。
(5)如果想换成普通的段落标记,则在替换内容框中选择特殊字符——段落标记——全部替换即可。
二、删除空行
对于文章中的空行,手工删除也是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特点,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止
三、在WORD文字排版时,设置段落缩进时,使用“厘米”作为度量单位有时不直观,在WORD中可以设置“字符”作为度量单位。那么如何修改设置呢,我们可以采取以下具体的操作步骤:
(1)在打开的WORD软件中,执行“工具”——“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中,选择“常规”选项卡。
(2)选中“使用字符作为单位”复选框,单击“确定”即可。
这样再打开文档进行设置时,度量单位就是字符了。
四、关于页眉页脚
1、怎样使WORD文档只有第一页没有页眉,页脚?
(1)选择文件—页面设置-在“版式”选项卡中设置页眉和页脚,选中“首页不同”。
(2)选择视图—页眉页脚—将鼠标放在页眉页脚处,删除页眉和页脚的文字,应用范围选择“段落”。
(3)单击确定之后,首页就不再显示页眉页脚了,此方法同样可以用于首页和其余页设置不同的页眉页脚。
2、如何删除页眉线?
默认情况下,添加文档的页眉页脚之后,在页眉底部会出现一根单线,称为页眉线,如果想修改或移除页眉线可以采用以下步骤:
(1)视图—页眉页脚命令,出现页眉区。
(2)打开格式—边框和底纹对话框,选择“边框”选项卡。
(3)在“边框”选项卡中,选择“无”选项,除去页眉线,也可以从“线型”“宽度”列表中选择其它设置来修改页眉线。
(4)在“应用范围”下拉列表中选择“段落”。
(5)单击确定按钮,单击“页眉页脚”工具栏中的“关闭”按钮,返回文档即可。
五、关于双面打印文档的设置
有的文档,如书籍、讲义等需要执行双面打印。可以进行如下设置:
(1)打开要双面打印的文档。
(2)单击“文件”—“页面设置”,选中“对称页边距”复选框,调整左右的页边距,以便当双面打印文档时,对开页的内外恻页边距宽度相等。
(3)打开“打印”对话框,在“打印”下拉列表中选中“奇数页”选项,单击“确定按钮,先打印奇数页。
(4)打印完后,将纸重新放入进纸口,打开打印对话框,选择“偶数页选项,单击“确定”,再打印偶数页。
以上方法适用于大量文字打印时,以节省时间。如果只是少量文字的话,只要在“页面设置”对话框中,设置好“对称页边距,再在“打印”对话框中选择“人工双面打印”复选框,打印时再逐页放回进纸口即可。但是如果没有设置好的话,会使双面打印的效果不理想。
六、其他几个常用的设置
1、快速将WORD中有关内容进行大小写的转换,比如一句全大写的转为全小写的 。首先选中要更改的内容,执行格式—更改大小写—小写。
2、用word写东西时字距老是变动,有时候自动隔得很开,有时候进入下一行的时侯,上一行的字距又自动变大了,这是为什么?怎么纠正? 是因为自动对齐的功能,格式—段落—对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果选上,就不会出现你说的情况了。
3、在使用WORD的样式之后,如标题1、标题2之类的,在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块,虽然打印的时候看不到,但看着总是不舒服,有没有办法让它不要显示呢? “视图”—“显示段落标志”,把前面的勾去掉。
4、Word里面如何不显示回车换行符? 把视图—显示段落标记的勾去掉或执行工具—选项—视图—段落标记。
5、当Word为文档自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键撤销操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了。
一、去除文档中的“↓”标记。
因为工作关系,我们经常需要从网上下载一些资料,当这些资料保存在WORD文档中后,有时在段落后会有“↓”的标记,这些标记是一种人工换行符,也叫手动换行符,类似于回车键的换行符,这往往会影响到以后排版的效果,要是一个一个的删除的话太过繁琐,那么怎样才能很快地消除它,通过实践我总结了两种方法:第一种方法就是在打开word粘贴时,可以选择:编辑-选择式粘贴-无格式文本。
但是这种方法只能粘贴无格式的文本,如果资料中包含表格或图片就无法保存,那么对已经保存到WORD当中内容怎样删除这些标记呢?可以采取以下步骤来实现:
(1)首先选中要查找替换的文本内容。
(2)执行“编辑”——替换——单击“特殊字符”按钮——打开“特殊字符”列表。
(3)从“特殊字符”列表中选择“人工换行符”,在查找内容中会出现“^l”标志。
(4)在替换内容框中单击鼠标后,什么内容也不输入,单击——全部替换,即可删除“↓”标记。
(5)如果想换成普通的段落标记,则在替换内容框中选择特殊字符——段落标记——全部替换即可。
二、删除空行
对于文章中的空行,手工删除也是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特点,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止
三、在WORD文字排版时,设置段落缩进时,使用“厘米”作为度量单位有时不直观,在WORD中可以设置“字符”作为度量单位。那么如何修改设置呢,我们可以采取以下具体的操作步骤:
(1)在打开的WORD软件中,执行“工具”——“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中,选择“常规”选项卡。
(2)选中“使用字符作为单位”复选框,单击“确定”即可。
这样再打开文档进行设置时,度量单位就是字符了。
四、关于页眉页脚
1、怎样使WORD文档只有第一页没有页眉,页脚?
(1)选择文件—页面设置-在“版式”选项卡中设置页眉和页脚,选中“首页不同”。
(2)选择视图—页眉页脚—将鼠标放在页眉页脚处,删除页眉和页脚的文字,应用范围选择“段落”。
(3)单击确定之后,首页就不再显示页眉页脚了,此方法同样可以用于首页和其余页设置不同的页眉页脚。
2、如何删除页眉线?
默认情况下,添加文档的页眉页脚之后,在页眉底部会出现一根单线,称为页眉线,如果想修改或移除页眉线可以采用以下步骤:
(1)视图—页眉页脚命令,出现页眉区。
(2)打开格式—边框和底纹对话框,选择“边框”选项卡。
(3)在“边框”选项卡中,选择“无”选项,除去页眉线,也可以从“线型”“宽度”列表中选择其它设置来修改页眉线。
(4)在“应用范围”下拉列表中选择“段落”。
(5)单击确定按钮,单击“页眉页脚”工具栏中的“关闭”按钮,返回文档即可。
五、关于双面打印文档的设置
有的文档,如书籍、讲义等需要执行双面打印。可以进行如下设置:
(1)打开要双面打印的文档。
(2)单击“文件”—“页面设置”,选中“对称页边距”复选框,调整左右的页边距,以便当双面打印文档时,对开页的内外恻页边距宽度相等。
(3)打开“打印”对话框,在“打印”下拉列表中选中“奇数页”选项,单击“确定按钮,先打印奇数页。
(4)打印完后,将纸重新放入进纸口,打开打印对话框,选择“偶数页选项,单击“确定”,再打印偶数页。
以上方法适用于大量文字打印时,以节省时间。如果只是少量文字的话,只要在“页面设置”对话框中,设置好“对称页边距,再在“打印”对话框中选择“人工双面打印”复选框,打印时再逐页放回进纸口即可。但是如果没有设置好的话,会使双面打印的效果不理想。
六、其他几个常用的设置
1、快速将WORD中有关内容进行大小写的转换,比如一句全大写的转为全小写的 。首先选中要更改的内容,执行格式—更改大小写—小写。
2、用word写东西时字距老是变动,有时候自动隔得很开,有时候进入下一行的时侯,上一行的字距又自动变大了,这是为什么?怎么纠正? 是因为自动对齐的功能,格式—段落—对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果选上,就不会出现你说的情况了。
3、在使用WORD的样式之后,如标题1、标题2之类的,在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块,虽然打印的时候看不到,但看着总是不舒服,有没有办法让它不要显示呢? “视图”—“显示段落标志”,把前面的勾去掉。
4、Word里面如何不显示回车换行符? 把视图—显示段落标记的勾去掉或执行工具—选项—视图—段落标记。
5、当Word为文档自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键撤销操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了。
