档案借阅中存在的问题及优化对策
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摘 要：近年来，我国的企业有了很大进展，企业的档案管理工作也越来越受到重视。针对现阶段我国档案借阅管理工作过程中普遍出现的一些问题进行了分析与探讨，在此基础上提出了相应优化的对策，希望能够为今后我国企业档案借阅管理水平的提高工作提供依据。
关键词：借阅管理；管理制度；信息化程度；监管
引言
当前，全国各地正在进入高质量开放式发展的关键时期，进一步引起高度重视和大力加快办理档案工作，促进各类档案信息资源妥善保管、科学整合和广泛利用，发挥各类档案信息资源对于经济社会持续健康发展的主动性和综合贡献能力具有十分重要意义。
1现阶段企业档案借阅管理过程中存在的问题
1.1 档案信息收集环节风险
档案资料的相关信息整理搜集，主要是对电子图文档案和纸质图文档案相关信息的一种数字化信息搜集。在工作，纸质电子档案的各种信息传输器的载体、存储器的空间和其它的表现形式都容易出现不同程度的变化，载体容易被修改或者扩展，存储器的空间容易被压缩或者扩大，表现形式被修改，这都直接的影响着纸质档案的内容原始性和其内容真实性。此外，档案信息量的爆炸式增长，纸质档案种类繁多、数量巨大的数字化处理，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中极容易出现漏收或错收的现象，无形中增加信息安全风险。
1.2 档案信息管理环节风险
数字化档案管理，对存储体系具有较强的依赖性。在进行档案资料信息的转移中，需要经过不同管理系统多次的读取和录入，数据易出现冗余、丢失、替换、重新编写等情况，使得档案原始真实性很难得到保证。用于存储和管理个人档案中的数据存储器、计算机软硬件系统故障、计算机病毒、黑客攻击等均可能导致造成个人档案中的数据遭到恶意利用或者篡改，导致档案数据的丢失或损坏。
1.3 档案管理人员专业性不足
档案借阅管理工作是一项具有综合性和复杂性的工作，但在实际工作中，往往会发现缺乏充足的专职人员，工作人员不仅缺乏自己相应的文化基础和相关专业技能，在自身文化水平程度以及对学习热情等各个方面都存在着较大的不足。
1.4 档案利用率较低
档案与其他类型的档案不同，其本身具有一定的特殊性，保密性要求较高，要调阅档案需要进行审批，限制性条件较多，这就导致档案整体利用率较低。在大部分情况下，为保障档案安全以及防止信息泄露，档案不允许外带，这在一定程度上限制档案的利用，除了在任命、岗位调整、职称评定、定资以及退休等事务中用到档案外，其余时间档案都被严密保管。
2提升档案借阅管理水平的对策
2.1 推进档案信息的结构化和标准化
在大数据的背景下，数据结构化是一项基础性的工作，它能够更好地有效保障档案信息的数据安全，提升档案管理效率。面临着信息资料复杂、量多、发展速度快等趋势，保证档案资料信息的安全性至关重要。在具体的工作中，档案资料的结构化和处理是一项重要的基础性工作，结构化和处理后的档案资料数据对于我们的档案信息资料数据的合理分类与使用具有很大促进作用，更好地便于我们的档案资料信息数据有效地管理与加密。如果出现非法数据侵入，第一时间就能辨析出来。经过档案信息数据的结构化处理之后，数据被标准化，能大大提升档案管理的安全性。
2.2 推进档案数据安全体系化
大数据背景下，传统的安全因素依然存在，但数据在信息时代的安全因素不可忽视。不能做到头疼医头、脚疼医足，要统筹安排，建立一个档案数据安全体系。我们应该构建安全的电子档案保存和处置的物理环境与安全的电子档案正常运行所需要的硬件、软件环境，也就是要给档案信息织密安全网。具体而言，就是我们应该构建良好的数字化档案信息资源的安全管理制度、安全科学技术制度以及安全操作维护制度。这些体系既独立又有紧密联系，从根本上确保档案数据的安全。
2.3 加强对档案管理人员的培养
一方面我们要充分结合档案管理工作的实际特点和要求，对管理人员进行系统、综合的培训，以提升他们的理论水平和实际业务技术能力，可以采取集中培训、专家讲座以及外派学习等方式。另一方面，要充分结合企业实际情况，加大对人才引进力度，吸纳更多高层次、综合性的档案管理专业技术人员参与到档案管理的工作中。除此之外，企业还应该构建科学合理的人才激励机制，调动档案管理人员的学习热情和工作积极性，促使他们能够积极主动地提升自己的专业能力，能够在日常的工作中自觉规范自身的行为。
2.4 提高档案利用率
档案资源利用率偏低主要原因，档案对保密性的要求之外，还在于目前的各类档案都以纸质文件为主，这就造成了档案调阅、转入、转出等手续较为繁琐，需要消耗一定的时间、精力。基于此，应该进一步加强对档案管理的信息化体系建设，采取现代化的技术手段来改善档案资源的利用效率。目前，数字化的档案以及其他各项辅助性技术都已经发展成熟，完全已经具备了信息化档案体系建设的基本条件，因此，档案管理部门机构可以积极地尝试采取信息化的手段，建立自己的档案资料数据库，利用这种信息化手段来顺利地完成对档案材料的搜集、整理、归档以及查询等工作，这样不仅有助于我们提升数字化档案的管理效率，同时还能提高档案资源利用率。此外，数字化档案也更便于保存，可以有效降低档案管理成本，并且也可以杜绝档案材料涂改造假，切实保障档案材料真实有效。
结语
总的来讲，档案信息资源是企业发展过程中非常重要的一项资源，其对于企业可持续发展的实现有着非常重要的意义。在今后的档案借阅管理和可持续发展的过程中，一方面我们要牢固树立正确的档案借阅管理意识，另一方面我们还要针对现阶段档案借阅管理工作中出现的问题，采取有效措施加以应对，提升档案借阅管理工作的科学性与合理性，为我国档案借阅管理可持续发展打下坚实基础。
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