国有企业档案管理信息化发展途径研究

国有企业档案管理信息化发展途径研究

吴锦

天津市河北区天兴建设开发公司

摘要：本文分析了国有企业档案信息化管理的必要性，探讨了当前我国国有企业档案管理信息化建设的现状及问题，并在此基础上探索了国有企业档

案信息化管理的有效途径。

关键词：国有企业 档案管理 信息化 途径

企业档案是对企业的发展运行和生产情况的详细记录，是企业经营管

理中重要内容和信息资源，是企业未来决策的有力辅助工具，是企业发展

过程中积累的巨大财富。随着信息时代的到来，利用现代计算机技术，管

理和创新国有企业档案资源，实现档案管理的信息化建设是国有企业档案

管理的必然趋向。只有不断整合国有企业发展运营中的潜在无形信息，拓

宽档案管理的深度和广度，科学合理的管理和应用档案资源，才能促进企

业管理水平稳步提高，逐步形成国有企业核心竞争力。

一、新形势下国有企业档案管理信息化建设的必要性

1、信息化建设是信息社会国有企业档案管理的必然趋向

随着我国进入信息时代，国有企业中电脑不断普及，办公自动化软件

趋向于常态化，企业管理平台也不断更新升级，这些都对传统的档案管理

模式产生了巨大挑战。办公自动化催生了声像、视频等档案资源，使档案

形式更加多样化，档案信息化管理势在必行。同时，国有企业作为国家经

济的重要支柱，其档案信息对于国家经济和社会研究具有至关重要的作用，

具有较高的研究价值，只有对档案信息进行系统的、科学的信息化数字处

理，才能使其发挥更好的决策服务。

2、档案管理信息化建设是促进国有企业发展的有力保障

档案管理是企业经营管理的重要内容，是企业经营状况的重要记录和

历史浓缩。首先，档案具有情报和凭证作用，是企业经营决策的重要参考，

也是企业保持自身价值的重要保障；其次，档案的信息化管理的方便快捷，

一定程度上缓解了我国国有企业档案管理系统落后、档案管理人员效率低

下、档案资源利用率低等问题，创新了企业管理平台体系，提升了企业管

理效率，使企业档案管理实现了长期保存和快速查询的高效模式，为企业

的健康有序发展提供了强有力的支持。

3、档案管理信息化建设是国有企业优秀文化的重要体现

文化是企业发展的三大领导力之一，是企业发展壮大的重要因素。而

档案资源中蕴藏着企业文化的基本要素，因此，要充分挖掘国有企业的文

化价值，就需要大力加强档案管理的信息化建设，以服务企业文化要素的

提取和整合。同时，企业档案信息化管理也是企业成为信息时代现代企业

的重要体现，只有保证管理理念和模式的创新和与时俱进，才能不断丰富

企业文化的内涵，才能形成具有强大凝聚力的优秀企业文化。

二、我国国有企业档案信息化管理现状分析

1、国有企业档案管理意识淡薄，管理体制滞后

在激烈的市场竞争环境下，部分国有企业认为档案管理工作仅是一项

事务保存工作，与企业的经济效益关系不大，档案管理意识淡薄，对档案

管理相关投入不及时、不到位，这就导致我国部分国有企业档案管理信息

化与企业生产信息化脱节，管理体制落后。国有企业档案管理普遍存在分

散管理、不系统、零乱化的问题，企业对档案信息的利用也缺乏统筹的规

划，并没有真正实现档案资源的数字信息化和整合共享，也缺乏完备的档

案信息资源库。

2、档案管理人员的管理素养与信息化要求不相符

当前，我国国有企业档案管理人员普遍存在年龄老龄化，计算机应用

能力不强，接受现代信息技术能力差，档案管理专业素养缺失等问题，与

信息化建设的需求严重不符。同时，部分国有企业在认识到档案管理的重

要性之后，积极推进档案管理的信息化建设，但是却片面的认为档案管理

信息化即为档案存储信息化，档案管理人员即为输录存档工，从而只重视

了档案管理系统的建设，却忽略了档案资源的利用和信息安全等重要问题。

因此，掌握信息技术和知识管理能力的案管理人员是国有企业档案管理信

息化顺利推行的重要保障。

3、国有企业档案管理相关制度不健全

严格的规章制度是高效的管理水平的前提条件。我国国有企业已经具

有关于档案管理的相关制度和法制，但大部分却是针对传统纸质档案。当

前，我国国有企业档案信息化管理尚不够规范，对信息化过程中的信息网

络安全等新兴问题法律约束仍存在漏洞。随着档案管理信息化的快速发展，

国有企业在档案管理的过程中也需要树立先进管理理念，建立健全档案管

理制度。

三、我国国有企业档案管理信息化建设有效途径探究

1、深化档案管理思想，增强档案信息化管理意识

信息化的发展对企业档案管理产生了重要的影响，使我们越来越清楚

的认识到档案信息化管理的迫切性和重要性。（一）、国有企业要做到领导

重视，这是档案管理信息化建设的首要前提。只有将档案的信息化管理提

到议事日程，纳入企业整体规划，档案管理信息化推进过程中的基础设施

建设、应用系统建设、人才队伍建设才能得以良好的保障。（二）、要深化

档案信息化管理思想和管理意识，树立以信息化促进档案发展的理念，探

索档案管理的的新思路和新方法。（三）、企业管理者要对企业当前档案管

理现状深入了解，针对信息化过程中存在的问题制定具有针对性的解决措

施，提高档案管理人员推进信息化建设的信心和积极性，为信息化的顺利

实施提供有利条件。

2、创新企业档案管理模式，加速档案管理人才培养

当前我国国有企业的档案管理存在诸多问题，为档案管理信息化的建

设带来诸多隐患。要想打破僵局获得出路就必须破除传统管理模式，创新

档案管理思路，大胆探索尝试，紧跟社会信息化脚步，加快发展国有企业

档案管理信息化建设。信息化建设的主导因素是档案管理人员，打造一支

具有过硬的政治素质、扎实的信息技术能力、卓越的管理技能的专业团队

对档案管理至关重要。国有企业要利用自身优势，积极开展相关培训，采

取“请进来、送出去”的双向学习模式，着力提高从业人员档案管理理论

知识和实践技能。同时，企业管理人员也要通过自学，发现自我素养与信

息化要求的差异所在，主动学习充电，为构建规划化、科学化、数字化的

现代档案管理打下坚实基础。

3、加强档案管理基础设施建设，构建档案资源共享平台

首先，国有企业要加快档案管理的基础设施建设，创建优良的网络环

境、硬件环境和软件环境，这是档案管理信息化建设的必要条件。同时，

要不断强化信息技术在档案管理工作中的运用，切实提高档案管理的有效

性和科学性。其次，要利用现代信息技术，搭建国有企业信息收集、存储、

传输的统一平台，提高档案资源的管理效率和利用率，实现信息的共享。

再者，国有企业应努力搜集和整理零散档案资源，挖掘和整合自身档案资

源，依据自身特点，建立国有企业专门档案信息知识库，让档案资源成为

企业的共享文化传承和永久知识财富，使企业永葆旺盛的生命力。

4、建立健全档案管理制度，推动档案管理标准化建设

（一）、完善的制度约束是档案管理信息化建设的前提保障。档案的信

息化管理要顺应新形势，废除落后的制度条例，以信息化的视角不断完善

规章制度，建立信息安全预警机制等制度，确保制度的合理性、全面性和

可操作性。（二）、要坚持以制管人，依制管理，向制度要效益的原则，努

力做到档案管理工作纪律严谨，责任明确，分工合理。（三）、要逐步实施

档案管理的标准化建设。国有企业要积极参与和参考国际质量认证的贯标

活动，在档案信息化管理的过程中，进一步规范和统一术语，在档案管理

中采用国际标准，确保档案管理在数据采集、档案储存、资源使用中的标

准化和准确性，以保障国有企业档案信息的安全。

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