对地震档案数字化工作探讨
（530022 广西壮族自治区地震局 广西 南宁）
【摘 要】信息化时代已经到来，信息技术对整个社会的影响越来越大，信息技术的适用范围也越来越广，尤其是在地震档案的开发和利用上。因此，为了提高我们在地震档案工作的管理和应用水平，一定要将信息技术应用其中，借助信息技术的高效性和便捷性，增强地震档案的整体管理水平，使其更好地服务于整个经济社会。
【关键词】地震档案；数字化
前言
地震档案，作为国家档案资源的一个重要组成，对科学预测防震减灾等工作具有十分基础性的意义。地震档案全面、完整且真实地记录着地震灾害预防和应急救援、灾害评估、震后重建等多方面的信息，地震科技人员在研究地震预测方法、推进地震预测、实行应急救援等都需要地震档案信息的数据支持和配合。
一、地震档案数字化工作的意义
（一）地震档案的数字化工作是适应时代发展潮流的必然产物
信息化时代对整个社会的影响和改变是巨大的，随着信息资源的逐渐丰富和信息技术的广泛运用，社会各个行业都逐渐朝着“信息化”的方向靠拢，地震档案深处其中也受到了不小的影响。但是当前地震档案的管理方式和手段都比较单一，信息也比较滞后。比如说，很多以前的纸质文档还需要翻阅，不能直接用电脑查询目录的方式获取信息。而且，随着社会的发展，地震档案的数量和种类都在以巨大的数字增加，这对查阅档案资料造成的难度更大，很难迅速快捷地查找对有针对性和参考价值的材料，这大大增加了地震科研人员的工作量。每次查找资料如同大海捞针一般，耗费大量时间，还不一定可以查找到有用的信息这在一定程度上也影响了科研人员工作的积极性。
而且，随着信息技术的飞速发展，也为地震档案的数字化工作带来了技术上的便利。计算机技术应用在档案管理中，可以使地震档案资料脱离纸质文件的存在形式，存活时间更加长久，可供阅读人群的地理范围也更加广泛。
（二）地震档案的数字化可以很大程度地提升档案信息管理的时效性和利用率
借助计算机的高效性和便捷性，能够在很长程度上提升地震档案工作的服务质量和工作效率，地震档案的数字化可以更好地帮助地震科研人员查找和利用地震相关的历史数据和先进数据。借用先进的管理手段和时代发展带来的优秀技术，可以更充分地发挥地震档案数据在地震预测工作上的价值。
当前，地震档案存在着管理分散的重要问题。频繁地调阅实体文档对地震档案的伤害是十分致命的。地震档案的数字化可以极好地解决这一问题，科研人员不用再调阅实体地文档，可以直接检索相关目录，找到自己所需文件的电子版本。这样，不仅可以有效保护珍贵的地震文档，避免档案受到污染；同时档案也能得到更好的保管。
（三）地震档案数字化可以推进档案管理工作的创新与变革
当代社会，内容为王，地震档案的管理工作也是如此，要积极从注重应用信息技术转变为注重档案内容的信息化。地震档案的管理工作，归根到底就是收、管、用三个层次，收是指将所有地震相关的信息收集起来；管是指管理手段，如何将收集到的信息进行科学有效的管理；用则是指档案管理的最终目的和意义。这其中，数字化一直贯穿于整个档案的管理过程，对于收、管、用，数字化都可以提供更好的方式和成果，帮助地震档案在满足基础的利用工作的同时，还能充分开发其潜在价值，随着社会需求的变化产生不同的智能，让档案“活”起来。
二、地震档案数字化工作的推进方案
（一）推动传统地震档案管理形式的转变，加强数字化建设
地震档案的数字化进程根据不同地区、不同专业的差异性也有所不同，因此地震档案的管理部门要从自身的基础条件出发，对蕴含珍贵参数的纸质档案做数字化的处理，形成新的电子文档，并及时进行分类，使其存活的时间更加长久。与此同时，如果自身在地震档案的数字化工作推进上存在不足，可以考虑借用外部社会力量，也就是将地震档案的数字化业务外包给具有数字化实力和资质的公司或企业。不过，选择外包公司和企业时，一定要对该公司的业务水平进行考察和评估。地震档案信息中包含了大量的地理信息图纸，由于储存不善或储存时间过长等原因，容易出现图像模糊的情况。外包公司是否具有大涨图纸扫描和修复的技术，这一点十分关键。
在对地震档案信息进行数字化的过程中，作为管理部门，一定要做好纸质档案的分类和整理工作。对于重要但是出现破损的图纸、文件，及时进行修复，为数字化工作打好基础。当然，整个数字化的处理过程中，也要依据先易后难的工作原则，对那些外观完整、没有太多瑕疵的的图纸和文件，可以优先进行归档；那些修复难度较大的图纸和文件，可以暂缓处理。
（二）有效保证地震档案信息的完整性和系统性要想做到地震档案归档的完整性，对于各个地震管理部门来说，首先要考虑的是扩大归档的范围，与各级抗震救灾指挥部联动起来，尽可能全面地收集地震相关信息，包括地震地监测数据、实时发布的地震震情信息、媒体拍摄到的相关影像照片、官方对于抗震救灾的进展等。将所有相关的信息和数据依据时间顺序进行收集和汇总，最后交由档案管理处归档。在这一过程中，档案管理人员要注意遵循档案交付的时间和规范，档案管理部门要做好信息的储存工作，方便以后的工作。下图为计算机环境下的数字化工作组织：（三）搭建数字化的管理平台，更好地实现地震档案的信息资源共享
信息化的背景为地震档案的资源信息化提供了一个十分良好的平台，在这样优势的情况下，地震的各个主管部门一定要做好领头的工作，为地震档案的信息指定出一个统一的可执行的方案，一起搭建一个 完整的地震档案信息数据库。
这个搭建工作可分为重要的几步，首先需要各个地区的地震局做好档案的数字化工作，对自己单位已有和馆藏的珍贵数据和检索目录进行数字化的录入，这一过程要在同一的规格和要求下进行，通过相关的软件将信息整齐有序地上传至数据库备份。在各单位完成数据的上传备份后，将各自自建的地震档案数据库和网络数据库进行资源整合，形 成一站式的搜索和智能跳转。在这一步的建设过程中，地震部门可以将地理信息系统（Geographic InformationSystem，GIS ）作为信息搭建的平台，根据地震档案信息管理的不同需求，利用计算机技术和数据库技术设计不同的用户权限和查找范围。
一旦地震档案的数字化工作推进完成，就会在极大的程度上提高地震档案信息的使用率和使用成果，不仅可以帮助地震科研人员节约其工作时间，还可以通过智能的手段更好地辅助科研人员的研究工作，推动我国地震科学研究工作的进展。
三、结语
综上所述，伴随着科学技术的深入发展和整个社会的进步，信息技术逐渐成为影响着整个社会发展的重要资源。地震档案部门，是地震相关信息的重要来源，为了更好地发挥其职能，需要全面推进地震档案数字化的工作进展，丰富地震档案的数据库，建立可供参考的模型，方便相关工作人员进行信息收录和摘取，更好地服务于更多的用户。地震档案的数字化不做不仅能给档案事业的发展带来机遇，同时随之而来也会有很多挑战，以更高的要求去对待档案工作，推动地震档案资源的信息共享，最终实现监测地震、预报地震等方面的重大参考价值。
参考文献：
[1]李娟.新常态下我国地震科技档案管理新思路[J].高原档案，2015，9
[2]张超,周枫.大数据驱动下的档案馆服务创新研究[J].档案，2015（11）:49-51
作者简介：
黄美丽（1984.08-），女，汉族，山东鄄城人，本科学历，助理工程师，从事地震科技档案管理工作。
