论下岗失业人员档案的精细化管理
论下岗失业人员档案的精细化管理
司薇 抚松县人力资源和社会保障局
下岗失业人员档案是人事档案的组成部分，是就业服务部门
促进就业的重要铸成部分，下岗失业人员档案精细化管理需求有
着深刻的动因，我们可以从收、整、存、查、调、交、转等七个
环节对其实施精细化管理。
在现阶段，下岗失业人员档案分为两种类型：纸质档案和电
子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正
普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大
行于天下，为了更好地体现“以人为本”，服务广大下岗失业人
员，其工作的精细化需求已是题中之义。
一、下岗失业人员档案的内容
一般来讲，下岗失业人员档案是指下岗失业人员从就业开始
到下岗失业期间所形成的各种文件材料，其基本内容包括：（一）
招录用工材料；（二）体检表；（三）职工情况登记表；（四）
工资审批表；（五）在原单位工作期间的各种奖惩材料；（六）
党团籍材料。
下岗失业人员档案的内装材料就是要保证有关单位通过对
下岗失业人员档案的查阅，能使其全面地了解这个下岗失业人员
的情况，为下岗失业人员的就业、享受各种就业补贴、退休等相
关决策提供强有力的佐证和辅助。
二、下岗失业人员档案的精细化管理流程
下岗失业人员档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个
方面来着手：
（一）收
要求所有的档案在递交时要形成一个联动机制，在接收到相
关的档案后，应立即转送到就业服务部门档案管理机构，由这一
机构操控相应的造册登记、归档保存程序；下岗失业人员自带到
档案管理机构的本人档案，由档案管理机构负责接收，整理、指
定好安全的存放区域。
（二）整
它与“收”几乎是同步的。“整”就是整理下岗失业人员的
档案。档案管理机构要按照〈档案法〉要求，对逐份材料进行鉴
别、归档，做到准确、清晰、有序。按照类别年份排列、排序，
逐份手写目录，做到材料与目录无误。核查后逐页打码并组卷，
编制检索。这是一项极其繁琐的、极需要细心和耐心的工作。
（三）存
档案的合理存放，对于加强档案库房的管理，维护档案的完
整与安全，更好地开展档案的利用工作，具有不可低估的现实意
义。
档案管理机构应该对下岗失业人员档案进行集中存放，分门
别类。这样便于日后查找、调阅和归档，也便于新收到的下岗失
业人员档案及时归类。
（四）查
下岗失业人员档案的查阅，必须制定严格的保密规定和查档
规定，任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、
子女及兄弟姐妹等）的档案，涉及失业人员本人想了解档案中特
殊工种、出生年月记载等情况的，应由本人持身份证、《失业就
业登录证》到档案管理机构查阅窗口，登记需查询内容，由档案
管理员查阅、记录后，通过窗口工作人员统一答复。
（五）调
下岗失业人员因工作和个人需要调阅档案、从中取证的，需
出具相关证件、证明材料和申请，由档案管理机构派出专人对档
案进行不同部门之间的传递。严格履行登记手续，并按期索还。
确保下岗失业人员档案的完整、安全。
（六）交
下岗失业人员达到法定退休年龄和符合特殊工种提前退休
的，应有有关科室填写提取档案登记表，按时限要求提取档案。
对不符合退休条件人员的情况，填写退档登记表，及时将档案退
回档案管理机构，并办理相应的交接手续。对于符合退休条件人
员的档案则按要求及时办理档案交接手续。
（七）转
及时为实现再就业的失业人员办理档案转移手续，为异地再
就业的，办理档案邮寄手续。交接下岗失业人员档案的时候，要
根据下岗失业人员档案内容清单逐一核查。下岗失业人员档案在
机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材
料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要及时将档案顺利回
收、整理及进行二次交接。
“以人为本”要真正做到这一点，说难也难，说不难也不难，
关键是我们的态度。下岗失业人员档案管理是下岗失业人员再就
业工作的重要组成部分，既是一个为下岗失业人员服务的可操作
平台，也是一个服务窗口；既需要在细枝末节上的修修补补，也
需要在宏观的战略层面上去灵活把握工作的度。作为就业服务工
作人员，恪尽职守，服务好下岗失业人员，至关重要。
司薇 抚松县人力资源和社会保障局
下岗失业人员档案是人事档案的组成部分，是就业服务部门
促进就业的重要铸成部分，下岗失业人员档案精细化管理需求有
着深刻的动因，我们可以从收、整、存、查、调、交、转等七个
环节对其实施精细化管理。
在现阶段，下岗失业人员档案分为两种类型：纸质档案和电
子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正
普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大
行于天下，为了更好地体现“以人为本”，服务广大下岗失业人
员，其工作的精细化需求已是题中之义。
一、下岗失业人员档案的内容
一般来讲，下岗失业人员档案是指下岗失业人员从就业开始
到下岗失业期间所形成的各种文件材料，其基本内容包括：（一）
招录用工材料；（二）体检表；（三）职工情况登记表；（四）
工资审批表；（五）在原单位工作期间的各种奖惩材料；（六）
党团籍材料。
下岗失业人员档案的内装材料就是要保证有关单位通过对
下岗失业人员档案的查阅，能使其全面地了解这个下岗失业人员
的情况，为下岗失业人员的就业、享受各种就业补贴、退休等相
关决策提供强有力的佐证和辅助。
二、下岗失业人员档案的精细化管理流程
下岗失业人员档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个
方面来着手：
（一）收
要求所有的档案在递交时要形成一个联动机制，在接收到相
关的档案后，应立即转送到就业服务部门档案管理机构，由这一
机构操控相应的造册登记、归档保存程序；下岗失业人员自带到
档案管理机构的本人档案，由档案管理机构负责接收，整理、指
定好安全的存放区域。
（二）整
它与“收”几乎是同步的。“整”就是整理下岗失业人员的
档案。档案管理机构要按照〈档案法〉要求，对逐份材料进行鉴
别、归档，做到准确、清晰、有序。按照类别年份排列、排序，
逐份手写目录，做到材料与目录无误。核查后逐页打码并组卷，
编制检索。这是一项极其繁琐的、极需要细心和耐心的工作。
（三）存
档案的合理存放，对于加强档案库房的管理，维护档案的完
整与安全，更好地开展档案的利用工作，具有不可低估的现实意
义。
档案管理机构应该对下岗失业人员档案进行集中存放，分门
别类。这样便于日后查找、调阅和归档，也便于新收到的下岗失
业人员档案及时归类。
（四）查
下岗失业人员档案的查阅，必须制定严格的保密规定和查档
规定，任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、
子女及兄弟姐妹等）的档案，涉及失业人员本人想了解档案中特
殊工种、出生年月记载等情况的，应由本人持身份证、《失业就
业登录证》到档案管理机构查阅窗口，登记需查询内容，由档案
管理员查阅、记录后，通过窗口工作人员统一答复。
（五）调
下岗失业人员因工作和个人需要调阅档案、从中取证的，需
出具相关证件、证明材料和申请，由档案管理机构派出专人对档
案进行不同部门之间的传递。严格履行登记手续，并按期索还。
确保下岗失业人员档案的完整、安全。
（六）交
下岗失业人员达到法定退休年龄和符合特殊工种提前退休
的，应有有关科室填写提取档案登记表，按时限要求提取档案。
对不符合退休条件人员的情况，填写退档登记表，及时将档案退
回档案管理机构，并办理相应的交接手续。对于符合退休条件人
员的档案则按要求及时办理档案交接手续。
（七）转
及时为实现再就业的失业人员办理档案转移手续，为异地再
就业的，办理档案邮寄手续。交接下岗失业人员档案的时候，要
根据下岗失业人员档案内容清单逐一核查。下岗失业人员档案在
机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材
料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要及时将档案顺利回
收、整理及进行二次交接。
“以人为本”要真正做到这一点，说难也难，说不难也不难，
关键是我们的态度。下岗失业人员档案管理是下岗失业人员再就
业工作的重要组成部分，既是一个为下岗失业人员服务的可操作
平台，也是一个服务窗口；既需要在细枝末节上的修修补补，也
需要在宏观的战略层面上去灵活把握工作的度。作为就业服务工
作人员，恪尽职守，服务好下岗失业人员，至关重要。
