M 公司职能部门技术文件流程优化

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热度0票  浏览165次 时间：2020年4月03日 15:44

汪 敏 钱 俊 陈鹏飞 陈 勇 张 文

（马鞍山市钢铁股份有限公司 安徽 马鞍山 243000 ）摘 要：现如今大部分制造业企业众所周知，公司的管理宏观上靠制度，微观上靠流程。本文以 M 钢铁股份公司下一职能部门（以下简称“ M 部门”）为例，根据其原有的半自动化流程管理模式，结合网络计算机的助力，实现技术文件流程全自动化的高效率模式。

关键词： M 钢铁股份公司；信息化平台；技术文件；流程管理科学理论

随着市场经济的快速发展，钢铁企业面临不断加剧的市场竞争。一个适合企业的、适合员工的工作流程往往能够起到事半功倍的效果，很大程度上提高项目的进程和效率。越来越多的企业亦选择以流程管理为突破口、从而全面提高企业基础管理水平 [1] 。对钢铁企业来说，构建流程型企业、提高工作效率 , 必须制定适合自身发展的流程管理策略 , 即将流程管理和信息技术联系在一起 , 有效开展流程管理信息化工作 [2] 。

1 M部门流程管理的现状

目前我国钢铁企业的流程管理基本覆盖到中大型企业，但是还是有许多企业存在着半自动化和多种信息化软件相结合的办公流程，即一部分日常事宜采用一种更多的是多种信息化手段来完成工作，而另一部分的工作仍处在人为的纸质化办公状态。 M 部门的流程管理即是如此。

工作流程根据其工作内容划分为日常公文流程、管理文件流程和技术文件流程三类。 M 部门对这三类工作流程的管理采用了全自动化和半自动化相结合的方式，即日常公文流程采用信息化来完成；而管理文件和技术文件的流程采用纸质签字，结合办公系统、 QQ 、微信等其他信息化软件来进行审核、发布、传阅和管理。笔者此次就 M 部门技术文件流程的全自动化管理进行初探，从而消除人浮于事、扯皮推诿、职责不清、执行不力的固疾，达到 M 部门在技术文件流程方面运行有序、效率提高的目的。

2 技术文件流程优化升级方案

由于 M 部门半自动化的技术文件流程管理存在着工作周期长、效率低下、办公资源浪费、职责不清、执行不力等问题，亟需全自动化技术文件流程管理来解决，要实现全自动化技术文件流程平台管理首先就要建立相关的信息化流程平台。

2.1 构建一个合理的技术文件信息化平台。

我们在 M 公司的 OA 平台上开辟出一块用于技术文件流程的管理，称之为技术文件管理平台。在构建流程之前我们首先将 M 部门的技术文件分为六大类，分别是：产品质量计划、产品试验计划、产品技术条件、过程计划、工艺卡片以及相关技术通知。针对不同类型的技术文件，在流程结束后其发布版的文件将自动归档至相应的文件夹下。流程设计与架构需要计算机编程人员提供技术支持。构建的技术文件平台具有以下功能特点：

（ 1 ）流程具备编制、审核、批准三级作业模式

所有技术文件流程都具备编制、审核、批准三级作业的基本模式。以 M 公司技术文件流程中的试验计划流程为例，其流程图见图1 。在流程中有任何问题不符合发布条件时，其中每一步都可以退回到前面任意一步。为了体现流程的完整性，特意添加了技术文件变更的申请和需求判定两步，用来作为文件编写的支撑。

图 1 试验计划流程图

（ 2 ）实现不同文件发布后自动归档至不同文件夹，进行分类存储和管理。

M 部门的六类技术文件流程图基本相似，为了使不同类型的文件在发布过后归档至不同的文件夹内，我们设立了六个流程按钮，发布不同种类的文件则点击不同的流程按钮。同时，每个文件流程走完后，文件自动归档至不同的文件夹下供人查阅、下载。

（ 3 ）对技术文件的查阅和下载设置相应的权限。

在企业中，技术文件往往都涉及工艺技术方面的关键数据，都具有保密性，为了使得技术秘密不得外泄，技术文件的查阅和下载都需要设置相应的权限，针对不同的文件以及不同等级的技术秘密文件设定不同权限，权限主要分为可查阅和可查阅可下载两类。

2.2 人员培训

良好的企业管理制度及文件管理体系是一个公司的灵魂，要想使其真正活起来还要靠制度的落实和文件的落地，而要实现这一理念则需要对技术文件流程的使用主体进行文件管控程序的宣贯和培训，内容应包括在技术文件平台如何查看和获取所需文件、如何发起流程和处理流程、了解流程图的步骤和所发起的流程处于何种状态等等。为了方便新流程的使用人员有更充足的时间去适应，特设定为期 3 个月的试运行，同时对流程进行优化完善。

3 现运行状态与不足之处

M 部门的技术文件管理平台经过三个月的试运行后，大部分的使用主体已经基本熟悉其操作界面和操作步骤，平台运行起来之后立刻减少了 M 部门文书的工作量，也提高了发文的效率，审核领导可以直接登录网站对文件流程进行处理，自动归档功能也减少了对文件归档管理。但是该平台还存在一些不足之处： （ 1 ）新版本文件发布后，旧版需要作废并进入作废文件夹；（ 2 ）一个文件流程不能同时发布多个相同种类的技术文件；（ 3 ）人员流动性大给文件访问的权限带来了难度。以上三个问题需要信息技术人员的支撑，同时也需要在不断的使用和摸索中探寻出最佳的解决方案。

4 结束语

M 部门技术文件平台的建立为相关技术文件的发布、存放、管理提供了一体化的管理平台，彻底结束了该部门技术文件流程的半自动化管理模式，使得技术文件的发布和管理变得更高效、更便捷，也更符合质量管理体系中对文件管理的要求，大大提高企业的整体运行效率和效益，也大大增强企业的核心竞争力。流程管理的全自动化相对半自动化展现了很大的优势，但同时存在一些弊端，如流程处理依赖于电脑这个介质，计算机网络病毒的侵入等。随着网络技术的发展，流程管理面临着新的机遇和挑战，如何扬长避短克服弊端将是流程管理需要面对的新一轮研究主题！ ■参考文献

[1] 张茜茜 .A 公司猎头业务流程的优化研究 [D]. 上海：上海外国语大学 ,2018 ： 1-4.

[2] 王梦 . 企业流程管理信息化存在的问题及对策分析 [J]. 中国管理信息化 ,2019(6).