如何做好高校二级学院党政办公室主任工作初探—— 以浙江大学外语学院为例

 

 

如何做好高校二级学院党政办公室主任工作初探—— 以浙江大学外语学院为例

 

姚娅萍  高晓洁  卢玲伟  盖君芳

 

（浙江大学  浙江省杭州市   310058）

 

【内容摘要】高校二级学院党政办公室在学院运行过程中起着管理、服务、协调等重要作用。而办公室主任的工作直接影响着办公室工作的成效。党政办主任不仅要有符合工作特点的正确工作角色定位，还要特别注意保持良好的工作心态、明确自我的定位、注重规章制度、学会有效沟通、做好团队建设。

【关 键 词】二级学院  党政办公室  主任

 

随着高校内部管理体制改革的进一步深化，越来越多的高校已由过去的直接管理转为宏观管理，由过程管理转为目标管理，校院二级管理体制日益完善。浙江大学顺应改革趋势，业已形成校院二级管理体制，并将实行新一轮改革，即学校管理重心进一步下移，更多职责下放到院系，如部分的人权财权物权，扩大院系办学活力和管理自主权。作为院系，为了承担起下放的权力，进一步加强自身管理已刻不容缓，而院系的党政办作为核心部门首当其冲。

高校二级学院党政办是在学院院长和院党委书记直接领导下进行管理活动的办事机构和综合部门，是学院内承上启下、左右协调、内外联系的重要枢纽部门，也是联结学校各部门及面向社会的重要窗口和桥梁。随着学校管理重心的进一步下移，学院党政办的工作职能和工作方式都发生了较大的变化。党政办工作职能的变化意味着党政办主任的工作职能也相应发生了变化。那么，如何做好高校二级学院党政办公室主任的工作，进一步提高工作效率、工作水平和工作质量，更好地为教学、科研服务，是各位党政办主任应该认真思考和探讨的问题。本文将根据笔者从事党政办主任近十四年的工作经历，以浙江大学外语学院为例，就如何做好高校二级学院党政办公室主任的工作提出自己的几点想法。

一、二级学院党政办公室主任工作角色的定位

1、学院党政办主任是学院领导的参谋和助手

在浙江大学所有的二级学院中，领导班子成员大多数是“双肩挑”人员，即在承担着学院党务行政管理工作的同时，还承担着大量繁重的教学（外语学院领导每周至少承担10至16学时的教学任务）、科研（每位班子成员有各级的科研课题和教改项目）任务。学校不断下移管理自主权后，学院领导班子成员除完成教学科研工作外，平时还要投入很大精力处理日常具体事务性工作。而对于学院领导来说更重要的工作是学院教学、科研、学科建设、师资队伍建设、社会服务等方面相关政策的制定和决策，即学院宏观调控的决策。在这一背景下，学院党政办主任要围绕学院的中心工作，在职责范围内超前思考，深入到学院工作的各个环节中去调查研究，为院领导的决策提供尽可能准确、可靠、切合实际的信息和依据，成为学院领导的参谋和助手作用。

2、学院党政办主任是学院贯彻执行相关方针政策的主要执行者

在浙江大学各二级学院内设机构中主要包含6个科室：“党政办公室”、“组织人事科”、“科研与地方合作科”、“本科与继续教育科”、“研究生教育科”和“团委”，后5个科室分别对接学校1-2个部处，工作内容相对明晰。除去它们对接的部处外，学校其他部处的工作都由学院党政办对接，如学校党办、校办、纪委、信访办、新闻办、宣传部、统战部、保卫部、发展规划处、外事处、计财处、审计处、房产处、基建处、后勤处、工会、离退休处、发展联络办、信息中心、档案馆、校医院等等。上级主管部门相关的政策、决定等几乎都从学校OA系统下达到学院党政办，再由党政办转达至学院领导和相关科室，同时负责检查、督促落实，然后总结上报执行情况。因此，学院党政办，特别是党政办主任是要贯彻落实学校相关方针政策的主要执行者。

在学院层面上，学院党政联席会议记录者是党政办主任。学院党政联席会议纪要的产生和落实须由党政办主任来完成。会议决定出台的学院相关规章制度，党政办主任要根据学院的具体情况形成学院的相关文件并落实执行。因此，党政办主任是贯彻执行学院相关方针政策的主要执行者。

3、学院党政办主任是学院的“大管家”

党政办主任在整体工作中永远扮演着一个“大管家”的角色。首先，在工作中除了为学院领导的决策提供依据、成为领导得力的“左膀右臂”外，很大程度上还要对接于学校各党政部门，传达并完成各部门布置的各项任务，在此过程中党政办主任的协调作用得以充分发挥。其次，学院总体运行过程中出现的大小事，党政办必须“通吃”。其他科室可以不接收有关工作，但党政办不可以；没人认领的工作或其他人无法完成的工作，党政办主任必须接收，并安排落实完成；党政办主任要通晓学院的发展历程，了解学院所发生的大小事；其他人无法回答的问题，党政办主任要设法正确回答。再者，党政办主任要服务于本院教职员工和学生。大到学校、学院政策的解读，小到教师个人信箱、办公室钥匙的管理以及资料的复印等等，事无巨细，繁琐而单调。党政办主任是最了解学院事务的人员之一，担任完全胜任学院“大管家”的角色。

二、二级学院党政办主任工作的特点

从学院党政办主任的角色定位可以看出其工作的特点。其一，党务行政工作事务性强。由于党政办主任是学院的“大管家”，经常面对的是繁杂的事务性工作，办公室工作无小事，如何在繁杂的事务性工作中有条不稳地开展工作，是体现党政办主任工作水平的标志之一。其二，需要一定的政治敏感性。党政办主任的工作职责中有一项重要任务就是起草学院相关工作计划、总结、有关规章制度以及各类方案等等，因此党政办主任必须熟知国家、学校相关法律法规和政策规定，要有一定的政治敏感性。其三，组织协调性强。日常工作中党政办需要联系上下，沟通内外，且接触面广，工作对象层次多，既要服务于学院领导、教职工、学生，同时还要和学校相关部门沟通交流协作。另外，随着学校自主权的进一步下放、学院工作的发展，与兄弟院校和社会相关企事业单位的合作交流越来越密切。党政办主任的协调能力是体现学院党政办工作水平的重要标志之一。其四，综合素质高。党政办主任要有较高的文化素质和政治素质，德才兼备。党政办主任通常是一个矛盾的角色，一方面级别不高、权限小，不引人注目，另一方面却承担着重要的工作任务。因此，党政办主任要找准位置、扮好角色、苦练内功，提高自身综合素质，以“有为”求得“有位”。

三、做好党政办主任工作应注意的几点

做一个称职的党政办主任，除了要充分发挥参谋职能、服务职能、管理职能、协调职能，做到参谋助手到位、管理服务到位、协调落实到位、汇报总结到位之外，还应在工作中特别注意以下几点：

1、良好的工作心态：党政办主任是领导的“参谋助手”，而不是领导，不能决策学院相关工作。因此，在参谋过程中要把握好一个“度”，做到参谋到位但不越位。平时工作中始终是在贯彻学校、学院领导的意图，不能好高骛远，呈现个人英雄主义，不能追求名利。有很强的保密意识，该说的说、不该说的决对不说，始终保持良好的心态。

2、明确的自我定位：党政办主任的岗位是管理服务岗。而笔者认为高校二级学院党政办主任的岗位应该是服务在先，管理在后。服务是党政办公室工作的最大特点，也是党政办公室工作的本质要求。当学校、学院相关规章制度确定后，办公室功能最大体现在服务上。因此，党政办主任必须正确定位自身工作，在服务中最大程度体现党政办的人文精神、文化素质和工作作风。

3、健全的规章制度：由于党政办工作繁杂，如果“胡子眉毛”一把抓，势必会造成工作失误。因此，为了顺利完成各项工作，除了工作要细心、热心外，必须健全相关规章制度，如各科室工作职责、工作程序、工作规范，学院财务规章制度，学院请假制度，学院公章使用制度等等，使自己的工作有章可依。同时，要采取各种手段着力提升学院机关科室效能建设，确保工作高效运转。

4、学会有效的沟通：所有的工作是需在沟通协调中进行。党政办主任要根据领导的指示精神，在领导授权范围内进行有效的沟通协调。协调时牢固树立重点意识、中心意识、大局意识，做到公平公正、主动热情、相互尊重，确保工作有条不紊地完成。

5、做好团队建设：学院党政办是个团队，如何发挥团队的作用是党政办主任始终面临的课题。因此，注重团队的培养，特别是青年教师的培养，是党政办主任的重要工作之一。党政办主任应学会有所为、有所不为，对各种利益和荣誉要带头放弃。培养团队人员有崇高的思想境界，有出色的团队精神，始终以大局为重，不求名利、甘于奉献；在明确岗位职责的同时，做到分工不分家，有分工又有合作，互相支持，团结配合。党政办主任应具有一定的现代意识和时代精神，能够顺应瞬息万变的信息时代，带头学习和培养自身的综合能力，包括管理能力、表达能力、组织能力、科研能力等，承担起办公室人员的多重角色，让团队成员都能发挥多面手的作用。

 

 

参考文献

[1] 黄建湖，高校体制改革中二级学院党政办主任的角色定位[J].办公室业务，2006，（4）

[2] 王海舰，高校二级学院党政办主任工作体会[J].办公室业务，2008，NO18