档案管理现代化的现状与对策分析
( 四川省煤田地质局 , 四川 , 成都 610072)
摘 要：随着社会的不断发展，对档案管理工作也有了新时代的新任务，作为档案管理工作人员，应该与时俱进，及时掌握时代的新动向。将做好档案管理工作作为自己工作的重心，落实好相关条例和要求，使档案管理工作更加规范化和制度化。对此，提高干部档案管理工作的整体效率，强化档案管理的规范化，在提高管理人员的整体素质的同时，统一协调整体的管理档案，不断完善档案管理工作模式，推进档案管理的现代化发展。对此，本文将基于档案管理现代化过程中出现的问题进行详细探讨，给出相应的解决对策。
关键词：档案管理现代化；现状；对策；
一、引言
在现代的信息社会中，档案便是一个人的一生，它伴随着个人的种种履历，是一个人经验的记录也时刻影响着这个人的实践经验。因此，档案管理工作的重要性不言自明，在进行档案管理工作中，应该着重提高档案管理系统性。尽可能依托网络时代的信息化技术，做好档案管理工作，落实好相关条例和要求，使档案管理工作更加规范化和制度化积极行使权利和履行义务，认真为人民服务。
二、在进行档案管理现代化中出现的问题
2.1 档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位
就我国目前档案管理工作而言，传统的档案管理模式扔就占据主要地位，档案管理人员更适应与熟悉传统的管理方式与管理模式，对于先进的档案管理现代化技术并不能够很好的适应与应用。例如依托计算机、光盘、微缩机等设备进行档案的储备工工作，虽然能够最大限度的压缩档案所使用的实际空间，但是如果没有规范化、体系化的培训，档案管理工作人员无法灵活的长用该项技术，并将其运用到档案管理工作当中。
2.2 档案管理制度欠缺
就目前的档案管理体制而言，在现代化管理档案管理体系的发展过程当中，仍旧存在管理制度、管理体系不完善、不标准、不科学的现状。部分单位由于规模较小，对于档案管理的制度建立的不完善。对于档案管理工作，主要以收集和整理为主。对于程序较为复杂的归档程序，无法进行深入的探究与了解。由此，导致在档案管理工作没有较为和科学的管理体系。
2.3 档案利用率低
档案管理工作本身是需要基于企业单位进行资源的调取与共享。但是，档案利用效率低是目前极为凸显的现状。由于纸质档案管理存在弊端，无法有效的进行档案的更新。当企业接收个人的人事档案时，档案管理人员对于档案的处理未接受过系统化、专业化的模式培训，由此导致对档案信息可挖掘程度不够深入，不能够让企业及时有效地了解职员个人更为深入的信息背景，致使档案的发挥的实际作用并不明显。
2.4 现代化管理设备不先进、技术短缺
就目前现代化档案管理工作而言，需要将互联网、计算机融入的档案管理的实际工作当中，因此需要从现代化管理设备上入手，进行先进设备的采购，才能够在优化的设备基础上，将最优的档案管理体系融入到实际的工作当中。由于部分单位对档案管理工作重视程度不高，因此对其资金投入与技术支持的力度也较小，进而影响了档案管理的优化工作。
三、如何解决档案管理现代化中的问题
3.1 提高工作人员素质，全方位提升档案管理水平
在档案管理工作的现代化进程中，档案管理工作不是简单的归档和存档，而是需要专业的管理方式进行存档、提档工作，往往任务多且繁重，属于非常劳累的一项工作。因此，有关单位应多对其工作人员进行培训，使他们拥有崇高的政治觉悟，以国家为己任，恪守纪律，不泄露档案。同时，有关单位应培养他们的责任感和业务感，使每个档案管理人员都能够专业地处理工作上的问题。因此，需要不断增强档案管理人员的专业素养，提高档案管理的工作能力，强化档案保护意识，不随意将人员档案信息透露出来，加强信息的严密性。除此之外，除了对有关于档案管理的工作人员进行培训，还应对单位的每个人都进行相关法律法规的宣讲，使每个人都能够意识到档案管理工作的重要性。加强对工作人员的技术指导，以免有工作人员还在使用原始传统的工作办法，即使置办了新的设备也不会使用情况发生。还应优化单位人员配置，可以在基层成立相应的联络员，从细节入手，推进档案管理工作的顺利实施。同时，需要管理人员能够熟练操作管理系统，强化人事档案的管理能力，切实增强管理人员的综合素质。
3.2 夯实基础，切实落实档案管理工作
依托电子信息技术，不断强化档案现代化管理的信息化应用手段。通过技术扫描，将纸质版档案清晰、完整的录取到计算机当中。同时建立一套专门的人事信息电子档案，以便于随时更改人事状态。当人员发生退休、死亡、转调等情况时，可以利用计算机系统对相关的人事信息进行及时更改，以便于后期的档案管理工作的顺利运行降低档案管理错误的发生率。在进行档案管理工作时，将人事信息数字化，利用信息化技术，不断优化档案管理工作的管理模式。切实完善档案管理的基础设施，提高管理能力。同时，借助信息技术，建立数据库，将人事信息导入到数据库当中，可以满足随时调取人员档案的条件。此外，需要不断完善干部人事档案数据库管理系统，将其与信息网站联通，达到随时调取人员档案信息的目的，简化查找档案的流程，提高工作效率。
3.3 健全制度，确保档案工作有章可循
在档案现代化管理过程当中应该建立健全有关的制度，使档案在搜集，编订，整理，归纳的过程都能有严格的章程去遵守。在工作过程当中，每个职业的工作细则都是指导工作进行的标准性文件。因此，工作人员需要给予《干部档案整理工作细则》的基础上，建立健全的档案管理制度，使档案管理有章可循。对每份档案都负责起来，认真检查，不漏过任何一项错误，使整理工作更加高效。同时对于材料的收集，应该根据收集的情况进行具体排序，如按照时间或地区等等，使档案的保存工作能够有条理的进行。对于制度的建设不能够随心所欲，应该遵循相应的法律法规与行业章程，以这些为准则来进行客观、公正、合理的制度建设工作。相关工作人员应及时对所收集的档案进行整理和汇总，使工作能够在第一时间被及时的归纳，不至于在日后时间久了之后便被渐渐淡忘。在对档案的编订过程当中，要严谨认真，对那些纸张出现问题的档案及时进行修订，使每卷档案都能够完好无损的进入档案库。
