代秘书应具备的素质研究
代 秘 书 应 具 备 的 素 质 研 究
杨 雪
（ 阜 新 市 第 一 中 等 职 业 技 术 专 业 学 校 ， 辽 宁 阜 新 １２３０００）
摘 要 ： 秘 书 工 作 是 一 项 综 合 性 的 工 作 ， 秘 书 是 社 会 生 活 中 不 可 或 缺 的 一 个 特 殊 职 位 ， 秘 书 人 员 自 身 素 质 修 养
直 接 影 响 着 所 在 单 位 的 工 作 质 量 与 效 率 。 科 学 技 术 日 新 月 异 的 ２１ 世 纪 ， 社 会 发 展 把 现 代 企 事 业 推 到 代 表 社 会 文 明
进 步 的 重 要 位 置 ， 也 对 现 代 秘 书 人 员 的 素 质 提 出 了 更 高 的 要 求 。 ２１ 世 纪 需 要 的 是 适 用 型 、 技 能 型 、 复 合 型 的 高 素 质
的 综 合 性 人 才 。 基 于 此 ， 从 具 有 科 学 意 识 ， 掌 握 科 学 的 思 维 方 法 ； 具 有 广 博 的 知 识 ； 集 多 能 于 一 身 ， 形 成 一 个 科 学 合
理 的 能 力 结 构 ； 具 备 档 案 意 识 ； 具 有 一 定 的 表 达 能 力 等 方 面 ， 论 述 了 现 代 秘 书 应 具 备 的 素 质 ， 以 期 促 进 秘 书 人 员 不 断
地 适 应 时 代 的 变 化 ， 提 升 为 领 导 服 务 的 质 量 。
关 键 词 ： 现 代 秘 书 ； 知 识 结 构 ； 心 理 素 质 ； 档 案 意 识 ； 表 达 能 力
中 图 分 类 号 ： Ｃ９３１． ４６ 文 献 标 志 码 ： Ａ 文 章 编 号 ：１００１ －７８３６（ ２０１４） ０８ －０１９０ －０２
一 、 具 有 科 学 意 识 ， 掌 握 科 学 的 思 维 方 法
企 事 业 单 位 的 生 命 力 取 决 于 它 本 身 的 竞 争 力 量 ， 竞 争 力
强 弱 的 关 键 在 于 领 导 者 决 策 是 否 符 合 科 学 规 律 ， 秘 书 是 领 导
的 辅 助 者 ， 献 策 人 ， 其 观 点 会 直 接 或 间 接 地 影 响 领 导 的 决 策 ，
而 且 决 策 的 具 体 实 施 以 及 单 位 内 部 的 管 理 需 要 秘 书 的 参 与
与 配 合 。 因 此 秘 书 应 具 有 科 学 意 识 ， 并 有 为 科 学 和 真 理 据 理
力 争 的 精 神 。
秘 书 人 员 除 了 具 有 科 学 意 识 还 应 掌 握 科 学 的 思 维 方 法 ，
一 是 掌 握 科 学 的 思 维 方 法 ， 对 秘 书 工 作 者 甚 为 重 要 。 它 是 全
面 认 识 和 把 握 问 题 、 透 过 现 象 看 主 流 、 看 本 质 ， 掌 握 真 实 情
况 ， 正 确 判 断 形 式 ， 当 好 参 谋 助 手 实 现 秘 书 职 能 的 重 要 保 证 。
二 是 掌 握 科 学 的 思 维 方 法 ， 要 努 力 实 现 形 式 与 内 容 、 过 程 与
效 果 的 辩 证 统 一 。 力 戒 重 形 式 ， 重 内 容 ， 只 看 过 程 ， 不 管 结 果
的 思 维 方 式 。 邓 小 平 同 志 指 出 ： “ 追 求 表 面 文 章 ， 不 讲 实 际 效
果 、 实 际 效 率 、 实 际 速 度 、 实 际 质 量 、 实 际 成 本 的 形 式 主 义 必
须 制 止 。 ” 经 验 证 明 ， 再 好 的 形 式 一 旦 脱 离 实 际 ， 社 会 由 有 用
转 化 为 有 害 ， 成 为 领 导 抓 工 作 的 桎 梏 。 因 此 ， 无 论 搞 信 息 调
研 ， 还 是 搞 督 促 检 查 ， 以 及 党 政 领 导 机 关 工 作 正 常 运 转 ， 都 应
该 依 据 实 际 情 况 确 立 工 作 形 式 ， 着 眼 实 际 效 果 预 设 工 作 过
程 ， 切 实 把 内 容 和 形 式 、 过 程 和 结 果 科 学 的 结 合 起 来 。
二 、 具 有 广 博 的 知 识
一 个 现 代 秘 书 工 作 者 要 力 求 胜 任 本 职 工 作 ， 适 应 现 代 社
会 发 展 的 要 求 ， 其 知 识 结 构 不 是 单 调 的 而 应 该 是 一 个 多 元
的 、 深 度 和 广 度 并 进 的 知 识 体 系 。
（ 一 ） 现 代 秘 书 工 作 者 必 须 具 备 广 博 、 扎 实 的 基 础 知 识
基 础 知 识 是 秘 书 工 作 者 知 识 结 构 的 “ 重 中 之 重 ” ， 一 切
其 他 知 识 离 开 了 基 础 知 识 做 铺 垫 都 将 是 “ 无 源 之 水 ， 无 本 之
木 ” 。 基 础 知 识 可 以 归 为 以 下 几 个 方 面 ： 政 治 哲 学 类 知 识 ， 秘
书 人 员 具 备 较 为 厚 实 的 政 治 理 论 知 识 ， 理 解 领 导 意 图 ， 全 面
贯 彻 上 级 指 示 ， 使 上 传 下 达 不 出 现 偏 差 ， 在 大 是 大 非 问 题 面
前 保 持 冷 静 的 头 脑 ， 真 正 起 到 领 导 工 作 的 助 手 作 用 和 群 众 之
间 的 桥 梁 、 纽 带 作 用 。 语 言 文 字 类 知 识 ， 秘 书 常 被 称 为 “ 笔 杆
子 ” ， 必 须 会 写 、 能 写 、 善 写 。 有 了 好 的 语 言 文 字 功 底 ， 才 能 辞
表 所 思 ， 见 文 思 义 。 数 学 统 计 知 识 ， 如 统 计 数 字 分 析 ， 编 制 预
算 等 都 能 用 到 。 历 史 地 理 类 知 识 ， 在 撰 写 跨 地 域 材 料 ， 描 述
某 地 、 某 时 、 某 人 的 历 史 ， 地 理 研 究 常 常 用 到 。 法 律 类 知 识 ，
当 今 社 会 法 律 日 益 完 善 ， 处 理 日 常 事 务 运 用 法 律 知 识 的 频 率
越 来 越 高 ， 为 使 秘 书 工 作 不 显 被 动 ， 掌 握 法 律 知 识 是 必 不 可
少 的 。
（ 二 ） 现 代 秘 书 工 作 者 必 须 具 备 精 深 的 专 业 知 识
１． 本 部 门 的 专 业 知 识
每 一 个 秘 书 工 作 者 都 有 其 特 定 的 工 作 部 门 ， 比 如 文 教 部
门 、 公 交 部 门 、 司 法 部 门 等 。 如 果 一 个 秘 书 工 作 者 不 熟 悉 本
部 门 的 专 业 知 识 ， 那 么 工 作 起 来 就 会 南 辕 北 辙 ， 矢 不 中 的 ， 缺
乏 针 对 性 ， 秘 书 工 作 者 必 须 熟 悉 掌 握 本 部 门 的 专 业 知 识 ， 通
晓 自 己 的 工 作 特 点 和 部 门 业 务 ， 协 助 临 时 综 合 情 况 和 文 字 把
关 ， 如 果 对 本 部 门 的 工 作 性 质 和 特 点 了 解 甚 少 ， 也 就 写 不 出
恰 如 其 分 的 报 告 ， 制 订 不 出 切 实 可 行 的 计 划 ， 也 就 更 谈 不 上
辅 助 领 导 做 出 决 策 。
２． 与 秘 书 工 作 相 关 的 业 务 知 识
秘 书 工 作 本 身 就 是 一 项 综 合 性 的 工 作 ， 这 决 定 了 秘 书 工
作 者 的 知 识 结 构 也 具 有 综 合 性 ， 即 秘 书 工 作 者 必 须 掌 握 与 工
作 相 关 的 业 务 知 识 。
（ １） 秘 书 知 识 。 所 谓 秘 书 知 识 就 是 秘 书 学 体 系 的 系 统
知 识 ， 作 为 一 个 秘 书 人 员 应 当 了 解 秘 书 部 门 在 机 关 中 的 地
位 、 秘 书 机 构 的 设 置 与 领 导 关 系 、 秘 书 工 作 的 性 质 和 特 点 、 秘
书 工 作 的 日 常 工 作 程 序 等 一 系 列 秘 书 工 作 。 掌 握 较 多 的 秘
书 知 识 可 以 高 屋 建 瓴 地 看 待 秘 书 工 作 ， 从 理 论 上 深 入 地 研 究
和 探 讨 秘 书 学 问 题 ， 有 利 于 高 视 点 、 大 角 度 地 分 析 和 判 断 现
实 工 作 中 遇 到 的 种 种 问 题 ， 提 高 实 践 经 验 。
（ ２） 秘 书 的 写 作 知 识 。 这 里 所 说 的 写 作 知 识 是 在 一 般
写 作 知 识 基 础 上 更 进 一 步 的 专 业 写 作 知 识 ， 具 体 指 公 文 写 作
知 识 。 公 文 写 作 是 秘 书 工 作 者 的 “ 重 头 戏 ” ， 公 文 有 其 特 有
的 书 写 格 式 和 行 文 规 则 ， 这 就 要 求 秘 书 工 作 者 熟 练 掌 握 公 文
种 类 、 格 式 ， 正 确 地 驾 驭 公 关 语 言 。
（ ３） 调 研 学 、 信 访 学 、 会 务 学 及 相 关 的 科 学 知 识 。 调 查
研 究 是 秘 书 日 常 工 作 的 一 个 内 容 ， 同 时 也 是 秘 书 应 掌 握 的 一
项 技 能 。 多 掌 握 一 些 调 研 形 式 、 方 法 ， 于 工 作 于 个 人 都 是 有
利 的 。 信 访 工 作 在 秘 书 工 作 中 也 时 常 遇 到 ， 掌 握 信 访 工 作 的
有 关 知 识 ， 有 利 于 协 助 领 导 处 理 问 题 。
三 、 集 多 能 于 一 身 ， 形 成 一 个 科 学 合 理 的 能 力 结 构
为 了 适 应 各 行 各 业 竞 争 的 需 要 ， 秘 书 要 具 备 多 种 能 力 ，
并 能 独 当 一 面 ， 提 高 办 事 效 率 。 秘 书 应 具 有 以 下 几 种 能 力 ：
（ 一 ） 具 有 快 速 处 理 信 息 ， 科 学 做 出 预 测 的 能 力
当 今 的 时 代 是 信 息 时 代 ， 信 息 的 价 值 在 经 济 社 会 的 发 展
中 是 不 可 估 量 的 。 传 播 速 度 也 越 来 越 快 ， 这 就 要 求 秘 书 具 有
快 速 处 理 信 息 ， 科 学 做 出 预 测 的 能 力 。 信 息 技 术 的 培 养 “ 功
夫 在 平 时 ” 。 也 就 是 说 ， 要 随 时 注 意 各 种 信 息 的 收 集 ， 如 新 闻
媒 体 、 电 子 网 络 、 参 观 访 问 、 商 务 洽 谈 等 等 。
（ 二 ） 具 有 较 强 的 活 动 能 力
随 着 我 国 涉 外 活 动 的 增 多 ， 秘 书 必 须 掌 握 有 关 知 识 ， 了
解 其 他 国 家 的 国 情 、 法 律 、 政 策 、 经 济 、 习 俗 、 思 维 特 征 等 ， 懂
得 交 际 礼 仪 ， 尤 其 需 要 掌 握 一 门 或 几 门 外 语 。
四 、 具 备 档 案 意 识
档 案 工 作 是 秘 书 日 常 工 作 重 要 组 成 部 分 。 如 果 对 档 案
的 收 集 、 整 理 、 鉴 定 、 保 管 、 利 用 、 统 计 知 识 不 甚 了 解 ， 将 会 影
响 秘 书 正 常 的 秘 书 工 作 。 秘 书 人 员 的 档 案 意 识 ， 主 要 表 现 在
以 下 两 个 方 面 ：
（ 一 ） 充 分 利 用 档 案 ， 为 秘 书 工 作 服 务
秘 书 工 作 主 要 由 撰 写 文 稿 、 管 理 文 书 组 成 。 秘 书 人 员 应
充 分 利 用 档 案 信 息 ， 发 挥 档 案 信 息 资 源 的 凭 证 作 用 和 情 报 作
用 ， 从 而 发 挥 好 参 谋 助 手 作 用 ， 保 证 组 织 的 高 效 运 转 。
（ 二 ） 积 极 保 护 文 书 的 完 整 与 安 全 ， 为 利 用 档 案 创 造 条
件
文 书 是 人 们 在 社 会 中 表 达 意 图 、 进 行 联 系 、 推 动 事 物 和
作 为 依 据 的 文 字 书 面 材 料 。 文 书 与 档 案 有 着 密 切 的 联 系 。
文 书 是 档 案 的 源 ， 是 形 成 档 案 的 基 础 ， 档 案 是 对 文 书 的 选 择 、
整 理 、 加 工 的 结 果 。 保 护 文 书 的 完 整 与 安 全 ， 是 档 案 实 体 管
理 和 档 案 开 发 利 用 的 先 决 条 件 。 因 此 ， 没 有 秘 书 人 员 的 文 书
处 理 ， 就 谈 不 上 档 案 管 理 和 档 案 开 发 利 用 。 秘 书 人 员 在 工 作
中 一 方 面 要 主 动 地 有 意 识 地 将 已 办 理 完 毕 而 又 具 有 利 用 价
值 的 文 书 尽 量 收 集 齐 全 ， 并 按 照 文 书 的 形 成 过 程 的 规 律 进 行
立 卷 。 另 一 方 面 ， 秘 书 人 员 要 主 动 保 护 文 书 原 件 不 受 损 坏 ，
并 确 保 有 机 密 的 文 书 不 丢 失 、 不 泄 露 ， 从 而 使 立 卷 的 文 书 达
到 数 量 完 整 、 机 密 安 全 。
五 、 具 有 一 定 的 表 达 能 力
自 古 以 来 就 有 “ 病 从 口 入 ， 祸 从 口 出 ” 的 殉 节 ， 不 少 秘 书
把 “ 少 说 多 做 ” 作 为 自 己 的 行 为 准 则 ， 处 处 “ 谨 言 慎 行 ” 。 随
着 社 会 的 发 展 ， 这 样 的 秘 书 已 不 适 应 形 式 发 展 ， 社 会 需 要 既
会 想 、 又 会 做 、 也 会 说 的 新 型 秘 书 。 秘 书 掌 握 一 定 的 表 达 技
巧 ， 成 为 一 个 出 色 的 “ 善 说 ” 者 ， 对 秘 书 来 说 极 其 重 要 。
（ 一 ） 秘 书 “ 善 说 ” 有 利 于 开 展 工 作
秘 书 要 做 好 工 作 就 得 说 话 ， 要 话 说 得 明 白 ， 说 得 巧 妙 ， 就
必 须 了 解 说 话 的 科 学 性 和 艺 术 性 。 一 般 来 说 给 领 导 提 意 见 ，
多 用 商 量 的 口 气 ， 直 抒 胸 臆 ， 同 时 也 应 根 据 领 导 的 不 同 特 点
和 不 同 的 谈 话 场 合 ， 采 取 不 同 的 方 法 。
（ 二 ） 秘 书 “ 善 说 ” 有 利 于 树 立 在 单 位 里 的 良 好 形 象
说 话 既 能 创 设 良 好 的 人 际 关 系 ， 又 能 破 坏 人 与 人 之 间 的
关 系 ， 它 是 一 把 双 刃 剑 。 有 些 秘 书 不 了 解 语 言 的 双 面 作 用 ，
说 话 不 动 脑 而 得 罪 人 。 有 这 样 一 个 例 子 ： 有 一 位 港 商 与 闽 南
某 公 司 商 议 合 资 办 厂 ， 当 他 来 到 公 司 门 口 时 ， 迎 接 他 的 是 该
公 司 的 秘 书 ， 秘 书 说 ： “ 我 们 经 理 在 楼 上 ， 他 叫 你 去 。 ” 港 商 一
听 转 身 说 ： “ 贵 公 司 如 果 有 诚 意 合 作 ， 叫 你 们 经 理 到 我 住 的 宾
馆 来 洽 谈 。 ” 这 位 秘 书 用 语 不 当 ， 损 坏 了 公 司 形 象 ， 造 成 了 不
良 的 后 果 。
（ 三 ） 秘 书 “ 善 说 ” 有 利 于 传 递 信 息
秘 书 传 递 信 息 的 形 式 是 多 样 的 ， 但 更 多 的 是 口 头 形 式 。
作 为 信 息 ， 传 递 时 间 的 快 慢 直 接 影 响 其 价 值 。 某 泥 塑 公 司 秘
书 从 一 位 刚 从 外 国 考 察 回 来 的 朋 友 那 里 了 解 到 该 国 国 人 很
喜 欢 中 国 的 泥 塑 ， 他 便 将 这 一 信 息 迅 速 报 告 给 总 经 理 ， 并 建
议 马 上 组 织 货 源 出 口 该 国 ， 这 一 举 措 使 公 司 效 益 大 增 。
总 之 ， 新 时 期 的 秘 书 应 该 是 符 合 时 代 要 求 ， 具 有 时 代 竞
争 力 的 人 才 。 在 世 界 经 济 一 体 化 ， 国 际 竞 争 日 益 激 烈 的 今 天
秘 书 只 有 充 分 提 高 自 己 的 综 合 素 质 ， 才 能 不 断 地 适 应 时 代 的
变 化 ， 不 断 地 提 升 为 领 导 服 务 的 质 量 。
参 考 文 献 ：
［ １］ 谈 青 ． 试 论 现 代 秘 书 的 知 识 结 构 和 能 力 结 构 ［ Ｊ］ ． 中 南 民
族 大 学 学 报 ， ２００６， （ Ｓ１） ．
［ ２］ 孙 浩 然 ． 浅 论 秘 书 人 员 的 素 养 ［ Ｊ］ ． 和 田 示 范 专 科 学 校 学
报 ， ２００５， （ ３） ．
［ ３］ 谭 一 平 ． 秘 书 工 作 案 例 分 析 与 实 训 ［ Ｍ］ ． 北 京 ： 中 国 人 民
大 学 出 版 社 ， ２００７．
［ ４］ 胡 亚 学 ， 郝 懿 ， 肖 丽 珍 ， 陆 琦 ． 秘 书 理 论 与 实 务 ［ Ｍ］ ． 大 连 ：
东 北 财 经 大 学 出 版 社 ， ２００７．
［ ５］ 张 丽 君 ． 秘 书 岗 位 职 业 素 质 论 ［ Ｊ］ ． 秘 书 ， ２００１， （ ４） ．
