浅谈高校档案工作的可持续发展
浅谈高校档案工作的可持续发展
李飞虹 乐山职业技术学院
摘要:高校档案记载着从高校成立以来至今的一些重要信息,是高校信息的重要组成部分。随着信息化社会的到来,我国高校档
案的管理工作遇到了前所未有的挑战,传统的人工信息收集和整理的方法已经无法适应现代社会的发展,所以我们必须要通过改革,
促进高校档案工作的可持续发展。本文通过简要介绍高校档案管理工作的发展和存在的问题,从而提出了高校档案工作可持续发展的
策略。
关键词:高等院校;高校档案;可持续发展;档案管理
一、高校档案工作存在的问题
随着改革开放以来,我国的高考制度得到恢复以后,陆续有
一些高等院校建立和发展起来,我国的高校档案工作也同时发展
起来。改革开放以后,我国的高校档案工作取得了可喜的成绩,
高校的档案开始进入了全新的发展阶段,但是,由于我国的高校
档案工作开展的较晚,在发展过程中,仍然不可避免地存在一些
问题,主要包括以下几点:
(一)档案管理意识不强
我国高校档案是高校工作的重要组成部分,但是一些高校却
往往忽略高校档案的管理工作,教职员工对于档案的整理工作没
有重视起来,主要表现在以下几个部分:第一,一些学校的教职
员工将高校的档案整理的非常简单,从档案中无法获得高校发展
和取得重要成就的详细信息,更加无法根据这些信息做好高校未
来的发展工作;第二,一些高校的教职员工由于人手缺乏,将高
校档案的整理工作安排的到次要的位置,在结束其他工作以后才
开始进行高校档案的管理工作,这样的工作计划安排使得高校档
案的信息无法及时得到更新,容易给高校未来的发展工作提供错
误的参考。
(二)档案工作整理手段落后
虽然我国已经进入了信息化的社会,但是一部分高校档案工
作仍然处于手工整理阶段,档案工作整体来讲还是比较滞后的,
主要体现在以下几点:第一,虽然我国在进入信息化社会以后,
一些高校陆续建立起高校档案工作管理体系,但是这些体系在实
际的档案工作中并没有被运用,一些管理机构有名无实,无法起
到应有的作用;第二,高校对于档案管理的投入不够,一方面由
于高校的预算有限,将资金投入到更加重要的工作中;另一方面,
则是高校的档案工作没有引起学校管理者的重视,造成了档案工
作仍然处于落后阶段的现象。
(三)档案管理人员的素质需要进一步提高
高校档案管理人员是高校档案管理工作的重要执行者和参
与者,他们整体素质是保证高校档案工作顺利完成的重要条件,
但是通过调查显示,目前我国的高校档案管理人员的整体素质有
待提高,主要表现在以下几点:第一,高校档案管理人员缺乏一
定的服务意识和竞争意识,没有充分意识到高校档案对于高校未
来发展的重要作用,仍然存在着一定的得过且过的工作意识;第
二,在档案管理人员中,具有专业知识的人员非常少,没有专门
的档案管理经验,而且对于现代化的档案管理设备不熟悉,无法
熟练运用,导致档案管理工作的效率低下。
二、高校档案工作的可持续发展
通过以上的分析和论述可知,在我国的高校档案管理工作
中,仍然存在着一些问题和不足,这些问题严重影响了高校档案
工作的可持续发展,无法发挥高校档案应有的作用。为了改变和
弥补这一不足,我们可以从以下几点做起:
(一)提高档案工作的责任意识
高校档案工作中的一些问题主要是由于学校管理人员和档
案管理人员缺乏一定的档案管理意识造成的,所以为了提高档案
工作的责任意识,我们需要从以下几点做起:第一,通过一定的
宣传和管理工作,提高高校管理者和档案管理人员对于档案工作
重要性的认识,提高他们自身的责任感,充分做好高校档案工作
的可持续发展;第二,不断更新高校档案工作相关人员的意识和
观念,促进高校档案工作与时俱进的发展,当今社会信息化的发
展非常迅速,一些管理意识和管理手段都在不断地更新换代中,
只有不断提高档案工作相关人员的意识,才能更好地促进高校档
案工作的可持续发展;第三,制定相应的规章制度,从更加规范
和严格的角度,提高档案工作的责任意识,对于不履行相关义务
的档案工作人员,应该给予相应的处罚,从而使得高校档案工作
的相关人员各司其职。
(二)创新高校档案工作
创新是一个国家和民族的灵魂,也是带领社会不断前进和发
展的动力。创新是高校档案工作的力量之源,促进高校档案工作
的可持续发展,就要将创新意识全面融入到高校档案的管理工作
中去,为此,我们可以做到以下几个方面:第一,高校档案管理
手段和管理设备的创新,我国已经开始进入信息化的社会,计算
机技术和网络技术在不断地发展中,所以,高校档案管理需要不
断创新,才能够跟上时代的步伐,在高校档案工作中,引入现代
化的管理手段,不断解放档案管理人员的劳动,提高档案管理工
作的效率,及时更新高校档案的内容,从而解决高校档案工作滞
后的现象;第二,创新高校档案的存储手段,由于现在云技术和
现代化的存储社会在不断地发展中,高校档案的存储可以利用这
些新兴技术,不仅可以更加方便地对高校档案做到高校的管理,
迅速检索出所需要的内容,而且能够很快地对档案进行备份和恢
复,保障了档案资料的安全性。
(三)提高档案管理人员的整体素质
档案管理人员是高校档案工作的重要参与者,提高档案管理
人员的素质是促进高校档案工作可持续发展的重要手段,提高档
案管理人员的整体素质可以做到以下几点:第一,提高档案管理
人员的职业道德素质,高校档案是真实反映高校情况的资料,所
以它的真实性和完整性必须得以保证,档案管理工作人员必须要
严格进行高校档案的管理工作,同时要保障高校档案的完整,坚
持实事求是的精神;第二,提高高校档案管理工作人员的专业素
质,在招聘高校档案管理人员的工作中,一定要进行严格的筛选,
提高档案管理工作的工作要求,不仅需要掌握档案管理工作的专
业知识,而且能够熟练运用现代化的档案管理工作设备;第三,
提高高校档案管理工作人员的综合素质,例如:培养他们的团队
合作意识,不断提高自身的学习能力和高校档案工作的热爱之情
等等。
参考文献:
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[4]王芝兰.高校档案规范化管理[M].湖南师范大学出版社,
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作者简介:
李飞虹,1975年5月出生,乐山职业技术学院,馆员,硕士。