规范业务招待费用的财务核算以降低税务风险

规范业务招待费用的财务核算以降低税务风险

刘大明  

（南京高精传动设备制造集团有限公司 江苏南京211122）

根据《企业所得税法实施条例》第四十三条规定，企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。业务招待费在企业所得税税前扣除受到限制，与其他一些允许据实扣除的费用明显不同，而现实中这些费用与业务招待费之间的界限并不明显，本文拟就业务招待费与其他容易混淆的相关费用做一些研究，以帮助企业规范业务招待费的会计核算，降低税务风险，拓展节税空间。

1、  业务招待费与会议费：

新企业所得税法并没有对会议费做出专门的规定，只是在已经失效的《企业所得税税前扣除办法》中提到“纳税人发生的与其经营活动有关的合理的差旅费、会议费、董事会费，主管税务机关要求提供证明资料的，应能够提供证明其真实性的合法凭证，否则，不得在税前扣除。会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。”按照一般的理解和目前的实践，符合条件的会议费一般都可以全额在企业所得税税前扣除。

在实际工作中，企业发生的会议费主要有两大类，一类是企业内部各种会议，如总经理办公会、各部门的例会以及各种日常的会议，这些会大多在企业内部开，费用也不大，但也有例外，如股东会、董事会、年度总结表彰会等等，往往在外面开，在一些业绩比较好的公司，在年会的时候甚至于还会请一些演出团体、明星助兴，这些在外部开的会议费用金额较大。另一类的会议费主要是针对外部的，有很多种：（1）汽车企业、医药企业都会定期举办一些针对代理商/分销商或者医院、医生的会议，如研讨会、年会等等，这些会议主旨是为了巩固和开拓销售渠道，其本质与业务招待费并无两样；（2）企业参加各种专业的展销会，如汽车企业参加的汽车展销会，一般企业可能参加的政府或专业会展机构举办的经贸会议，如广交会、金秋恳谈会等等。（3）与人力资源培训有关各种会议，如业务人员参加的专业技能培训会议、财务人员参加的税务研讨会等等（此类会议费用一般在职工培训费中列支，这里不做讨论）。（4）公司高管与战略客户就重大合同在酒店或宾馆举行长时间的磋商或洽谈所产生的会议费用。

很多酒店、宾馆在提供一般的餐饮、娱乐服务的同时，都可以提供会议接待服务并开具会议费发票，这也在客观上增加了区分会议费与业务招待费用难度。

以上种种，虽都可以称为会议费，但实际上性质不同。1、内部各种会议，无论是否在公司外面开，应该归集于因办公产生的会议费或者职工福利费，与业务招待费区别明显。2、外部会议费，除应记入培训费的外，其他几种，除形式不太一样外，与一般的业务招待费都很难区分，尤其是情况（4）其实就是业务招待费，只不过取得会议费发票而已。但是对于一些特殊企业，如医药企业，由于行业的特殊性，将这种“年会”记入业务招待费在实践中可能很难被接受。

鉴于税法并没有对会议费做出准确定义，涉及外部会议费时，企业应加强核算，对会议的目的、费用标准等应能解释合理，支持充分，尤其是需要清楚说明这些费用与公司一般业务招待费在核算上的不同之处。

2、业务招待费与业务宣传费：

业务宣传费是指企业开展业务宣传活动所支付的费用，主要是指未通过媒体传播的广告性支出，包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等。

业务招待费与业务宣传费有可能产生争议的地方在于礼品支出。有人认为企业对外赠送只要印有企业标志的礼品、纪念品，就可以认为是一种对企业形象的宣传，则应记入业务宣传费，不应记入业务招待费。因为业务宣传费受到的限制比业务招待费少，企业会有将礼品记入业务宣传费的趋势，这种观点在实践中会很难操作，因为企业标志不仅可以印在礼品上，也可以印在礼品盒、包装物上，甚至于可以印一些企业标志贴签，用的时候贴在礼品上就可以了。所以，印有企业标志作为区分礼品是属于业务招待费还是业务宣传费显然不太合适。

参考财税[2011]50号的规定，如果将业务宣传费中的礼品支出确定为“企业在业务宣传活动中，随机向本单位以外的个人或者企业赠送礼品”，而将向特定的业务单位或人员赠送礼品纳入业务招待费范围显然更加合理。

3、业务招待费与佣金。

业务招待费与佣金相对比较容易区别。根据财税〔2009〕29号，“企业应与具有合法经营资格中介服务企业或个人签订代办协议或合同，并按国家有关规定支付手续费及佣金。除委托个人代理外，企业以现金等非转账方式支付的手续费及佣金不得在税前扣除。”佣金税前扣除是有严格要求的，除了要有合同等外，在支付方式和所取得的入账凭证方面也有要求。但在实践中，有些佣金的支付不一定能够符合上述条件，只能从对方取得各种餐饮、娱乐发票等，对于这些不符合条件的佣金，企业往往直接将其列入业务招待费，按照业务招待费的税务规定进行调整。鉴于这些佣金与业务招待费用的确很难区分，建议企业加强文档的管理以支持业务招待费的报销处理。

4、业务招待费与职工差旅费：

业务招待费中与职工差旅费有可能产生混淆的地方在于企业因业务招待产生的差旅费用与企业职工自身的差旅费用有时很难厘清。（1）为客户报销旅游费用属于一种常见的业务招待方式，但这部分费用有时会以交通、住宿、餐饮费用形式出现，而不仅仅是旅游发票，此时如何区分业务招待费与职工差旅费就显得很重要。（2）以工业企业为例，有时因为各种原因如客户要来本企业进行资质考察、供应商来本企业进行操作指导、公司聘请的律师、会计师需去外地取证等等产生一些合理的交通、住宿、餐饮费用，企业往往需要承担这部分费用，这些费用是否属于业务招待费范围本身有可能存在一些争议。（3）正常的职工差旅费用也可能会因为所附凭据问题产生歧义，如公司高管去国外进行商务考察、商务谈判或签订商业合同，有时出于成本考虑会请国内旅行社安排整个行程，此时所取得的旅行社发票就很有可能会被税务机关认为是业务招待费。

理论上，职工差旅费用必须是本企业的员工因公出差，而且还要符合本单位的差旅费报销的规定，而业务招待费发生则主要应为非本单位员工，很容易区分，但在实践中因为支持资料的不完整导致争议的情况时有发生。可见，在区分业务招待费用和职工差旅费时，文档的支持非常重要，公司应能够提供足够支持的资料来证明自身账务处理的合理性。

区分这两种费用的主要依据是报销对象是属于公司内部还是外部客户，以及公司的制度、事后的文档支持。

    业务招待费是企业经营中很常见的费用，涉及客户、企业以及个人的利益，同时也是税务机关关注的重点之一。深刻理解相关财务及税务法规的规定，完善企业自身的管理制度，规范业务招待费的支持凭据，不仅可以有效地降低税务风险，而且可以将一些本不属于业务招待费的费用剔除出来，降低税收负担，拓展节税空间。