探析加强人事档案管理工作的必要性及有效措施
摘要：人事档案管理是企业管理工作中不可缺少的重要组成部分，加强人事档案管理 , 可以充分发挥人事档案的资源优势 , 更好地为企业选拔和使用人才快速提供更加准确、更加完整的信息。本文分析了加强人事档案管理工作的必要性，并提出了加强人事档案管理工作的有效措施。
关键词：人事档案；必要性；有效措施
引言
人事档案是企业人事管理活动中形成的 , 以个人为单位组合起来 ,以备考察的文字材料。就企业而言 , 准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会的发展，经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用。人事档案管理在企业管理建设中有着不可缺少的作用，是现实性与历史性结合的产物，然而很多企业却对档案管理不够重视，并没有足够的认识，因而，正确认识档案管理规范化与公司管理建设之间的相互作用就显得尤为重要，同时各部门档案工作者对档案工作的正确认识，有利于正确发挥发挥档案工作的作用，为档案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建设的发展，为公司创造更多的效益。
一、加强人事档案管理工作的必要性
人事档案是企业员工信息的重要载体 , 全面记载员工基本情况，反映着员工个人经历、能力和德才综合表现 ; 是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。加强人事档案管理工作的必要性体现在当前人事档案管理工作的意义和现状上，下面从这两点出发分析加强人事档案管理工作的必要性。
（一）人事档案管理工作的意义
从职工角度看：人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇的凭据以及解决劳动纠纷的依据，它关系到职工的切身利益。对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。
从企业角度看：（1）有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。
人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。
（2）促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
（3）有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
（二）企业人事档案管理现状
1、对人事档案管理的重要性认识不够
长期以来 , 相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区 , 认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作 , 不是单位的主要工作 , 不能给单位创造经济效益 , 只要守好摊 , 不丢失 , 不泄密 , 能应付外调、查档就行了。因此 , 一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作 , 未把人事档案管理工作纳入到议事日程 , 形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况 , 这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态 , 难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、管理人员专业素养不高
随着人事制度改革向纵深推进 , 机构调整、内部科室重组 , 人员竞聘上岗 , 原有的干部人事档案管理人员的岗位变动 , 大部分人员没有经过专业的档案知识培训 , 对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解 , 档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职 , 对档案工作精力投人不足 , 日常事务往往只是将材料放入档案盒 , 没有及时整理归档 , 严重影响了档案管理水平。
3、管理水平不高 , 管理手段落后
在设备配备上 , 大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则 , 融办公、阅档、仓库为一间 , 既无铁门、铁窗等基本设施 , 也无其他硬软件设施 , 防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧 , 调阅档案时都是采用原始的手工操作方式 , 由于反复调用原件 , 阳光多次照射 , 造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象 , 直接影响到档案的完整与安全。企业改革带来一系列变化，如流动人员增加，外聘技术人员增加，使用期相对较短，而这些人缺少人事档案，这就给企业识才、留才带来了不便，反映这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。
4、档案数据质量差
填写表格时随心所欲，大约是在五年之内才整理一次，材料中的数据不尽一致，履历材料中，入党时间、年龄不一致，鉴定材料满是优点。还有就是重要材料不能及时归档，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息，造成反映当事人近期动态情况的材料不全面。
二、加强人事档案管理工作的有效措施
（一）提高人事档案管理的制度化建设水平
人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。
尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
（二）加强档案工作的基础建设
档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。
要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
（三）加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质
人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。
（四）完善人事档案的内容、确保内容的准确度完善人事档案的内容是确保人事档案工作的基础，只有人事档案内容完善才算得上是一份正规的档案。因此档案管理人员在日常的工作中要督促当事人完善自己的人事档案内容，若是发现有内容匮乏，及时督促其填写完善。档案管理人员要认真遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺。确保人事档案内容的准确度对档案管理来说极为重要。我们主要从两方面来确保人事档案的准确度。一方面当事人自身要认真填写人事档案，对于其中的错误要及时改正，负责填写，从源头上遏止错误的发生。
另一方面就是档案管理人员，要认真审核档案内容，对于出现错误的地方要及时核查，而不是采取不闻不问的态度。只有这样，才会确保认识档案内容的准确度，才能从源头上遏制档案失真现象的发生。
三、结束语
企业档案管理部门要充分认识人事档案管理的重大意义 , 遵循人事档案管理工作的客观规律，站在新的起跑点，用新思路、新方法去研究和处理工作中的各种问题 , 使人事档案工作管理方法科学化、管理机构高效化、管理工作现代化，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。
参考文献：
[1] 王艳 , 黄晓艳 . 现代人事档案管理问题浅析 [j]. 中国科技信息 ,2010 年 4 期 .
[2] 唐姝燕 . 关于人事档案管理的必要性分析 [j]. 神州（下旬刊）,2013 年 12 期 .
