浅谈信息技术提升学校档案管理水平

浅谈信息技术提升学校档案管理水平

李碧兰

（黄石职业技术学院 湖北黄石 435000 ）

【摘要】随着信息社会的到来，信息化已成为社会发展的一个重要标志。本文探讨学校档案现代化管理和信息化建设，如何通过开发档案信息资源，促进档案信息化建设，优化服务， 从而发挥档案管理的综合优势。

【关键词】开发信息资源  信息化基础建设 信息化人才建设 信息安全

档案管理工作是学校管理的一项重要基础工作，是学校管理不可缺少的重要环节，也是衡量学校教学质量与管理水平的一个显著标志。一方面，它客观反映了学校发展历史的状况，具有总结性；另一方面，它又能反作用于学校当前的管理工作，促进学校整体管理水平的提高，具有先导性。档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。档案基础业务建设的重心开始向信息化，现代化转移，而档案作为学校一种基础性信息资源，是学校信息资源不可或缺的重要组成部分，因此，要加快档案信息资源进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案建设成为教职工公开信息的便利场所，满足信息社会对档案信息资源的需求，学校的档案工作只有不断的改革创新，才能适应新时代发展的要求。

学校所形成的档案材料涵盖本校党建、行政、科研、教学、财务、基建、设备、人事等诸多方面，真实地反映着学校教育育人，科技创新、社会实践等各项活动，全面系统客观地记载着本校的过去和现在，有极强的现实指导意义，并会对未来产生长久影响。这些文字、图表、声像等各种不同形式和介质载体组成的历史记录，是人们认识客观世界，掌握客观规律的重要依据，对学校及社会都具有重要的保存和利用价值。特别是经过教育资源重组，升级后的中高职院校，档案管理与利用尤为重要，对档案管理人员的素质要求也相应提高。随着计算机信息化建设的不断推进，计算机普遍应用，电子文件的生成量已经非常可观，使档案的生成方式发生了很大程度上的变化。原来以纸质格式承载和各类文件及其他文字，数据资源逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大量的电子档案，从文献的角度来看，这些电子档案记录着各个历史阶段的工作过程和结果，具有重的历史价值，随着电子档案的产生，依靠现代科技，运用计算机网络技术，通过电脑可以调阅、下载、复制各种档案信息，真正达到收集齐全、信息共享的目标，彻底改变陈旧的工作方式，大大提高档案的工作效率。

档案工作要适应经济建设新形式的发展需要，优化服务方式积极主动地提供档案材料。为此我们必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的高利用价值的《基本数字汇编》等编研材料。不失时机地提供有价值的档案档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。用电脑查询资料的全面性、准确性、系统性、快捷性是用手工操作无法代替的，由此看来，电子档案的应用以绝对优势压倒纸质档案，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

从学校来讲，应将档案管理纳入规划，坚持用科学发展观指导档案建设与管理。尽管学校档案资源建设与科学保护是一些不起眼的工作，一时难以显示其效益与政绩，但它是实现学校可持续发展的重要环节，可以更好地为学校管理服务，为教学服务，为教职工权益服务，也是整体档案事业可持续发展的物质基础，学校必须投入足够的人力、财力和物力来加强和改进这项基础工作。

第一、加强学校档案信息化基础建设。在信息社会的建设环境

下，档案的载体需求已经从传统的纸质转为电子化载体同，网络化载体，数字化载体，档案信息化的内容需求更加趋向综合化，档案资源信息化是实现档案事业跨越发展的重要环节，是新世纪事业发展的必然趋势，随着档案信息化的逐步深入，档案信息化建设已经成为档案速写发展的一项全局性和战略的重大工作。档案信息化资源建设是档案信息化建设基础和核心，关系着学校档案信息化建设的成败的关键，档案信息化基础建设整体规划包含了档案信息建设的整个硬件平台和网络。电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进了电子文件夹归档、接收、保安与利用，加快了档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。档案信息化标准规范建设，是对电子文件的形成，归档和电子档案信息资源标识，描述、储存、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准，规范并指导实施的过程。档案管理应用系统建设主要内容包括档案信息的收集，档案信息的利用，档案信息安全等方面，这是档案信息资源开发利用档案信息网络建设的技术保障，进一步加强档案信息基础设施建设，档案信息化建设是各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，为此要进一步增强对档案信息化建设的重视与支持，加大投入，购置设置。建立档案信息资源数据库，做好学校档案的基础工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把信息资源进一步开发出来，充分开发利用档案信息资源，发挥档案信息化资源的作用。

第二、加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息素质。档案管理人员除了具备广博的知识外还要有一个结构合理的人才群体，要加强档案信息化管理人才，档案信息化技术应用型人才和青年档案信息化人才的培养，坚持以人为本，始终把提高人的素质放在第一位，这才是档案信息化的成功之本。信息素质教育内容包括信息知识教育，信息意识教育、信息技能教育、信息道德与法制教育、信息觉悟教育等。积极开展多种形式的技术培训和技术门交流，经常组织管理人员外出参观学习，其中最重要的是终身的教育，知识经济兴趣和信息化的发展，已在全社会造成了一种终身学习的环境氛围，因此档案工作者要适应新社会化学习的发展趋势，适应信息化社会不断更新与发展的要求，树立终身学习理念，积极参加各种新型教育形式和学习活动，努力营造学习新技术和新知识的良好的环境，大胆启用现有的技术骨干，给他们压担子，交任务，使他们在实践中成长，在工作中进步。

第三、注重档案信息安全。与纸质档案载体相比，数字档案信息储存载体的物理寿命远比不上纸质档案长寿，即使是寿命较长的光盘也不过20-30年。针对数字档案信息载体的这些脆弱性，档案工作者每隔一段时间就必须对原载体上的数据进行重新拷贝、转换、以防信息内容的丢失，作为电子文档，在它的原始性认定和真实性保障上还有一定的缺憾，但它有着纸质不可比拟的优势，就电子文档而言，同纸质相比，电子档案有一显著特点，所谓的电子文档是指利用现代计算机技术形成，即内容和载体容易分离，其内容容易修改，复制，并经过处理伪造，依赖于计算机系统储存，使原始记录得不到保障。因此。在实践工作中，双轨制阶段作为纸质档案的电子化备份与纸质同时并存。既保存纸质档案的真实性凭证也充分发挥电子文档信息的查询，在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息放进突出位置，确保管理系统和数据库的安全，可靠，防止档案信息失密，泄密的丢失。使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。